05/05-09   -   Pressemeldinger

Funskjonærer bruker fem timer hver uke på å arrangere møter

– Ineffektivitet vedrørende møter koster de nordiske økonomiene millioner av euro hvert år

Funksjonærer bruker en åttendel av arbeidsdagen på arrangering av møter og konferansesamtaler, viser forskning som ble kunngjort i dag. Undersøkelsen, som er gjennomført av Doodle, den ledende tjenesten for nettbasert møteplanlegging, viser at med en mer effektiv møteplanlegging kan arbeidstakere ta seg langhelg med fri hver fredag ettermiddag mens bedrifter kan spare store penger.

Doodle har beregnet at den tiden som brukes på å arrangere møter hvert år utgjør tusenvis av euro, noe som viser at kostnadene til tradisjonell møteplanlegging lett blir uforholdsmessig høye. I Norden, Europa og USA finnes det millionvis av funksjonærer som hver uke har i oppgave å organisere møter. Tiden som blir brukt på dette tilsvarer en total årlig kostnad på flere milliarder euro i arbeidskraft.

Doodle har gjennomført en europeisk og amerikansk undersøkelse blant 2 500 funksjonærer, og avdekket her de måtene møter oftest blir organisert på. De tre vanligste måtene for å planlegge og organisere møter er i dag den klassiske kalenderen (32 prosent), e-post (31 prosent) og over telefon (22 prosent). 55 prosent av alle de spurte funksjonærene i Norden har flere enn sju møter i uken. I gjennomsnitt tilbringer funksjonærer fem timer til organisering av sju møter i uken. I Norge må 28 prosent av alle planlagte møter flyttes, i Danmark er dette tallet på 20 prosent, mens det for Sverige og Finland er henholdsvis14 og 12 prosent. Hvert møte har i gjennomsnitt fire til fem deltakere, noe som forklarer hvorfor 75 prosent av alle funksjonærer bruker over fem timer i uken på å organisere møter. Det betyr over en halv arbeidsdag hver uke bare til organisering av møter!

– Vi kan ta fri halve fredagen hver uke dersom vi effektiviserer måten vi organiserer møter på. Ved hjelp av enkle nettbaserte verktøy kan denne jobben gjøres mye raskere og mer pålitelig. Doodle er et verktøy som er gratis, enkelt å bruke, og som bidrar til at organisasjoner og enkeltpersoner sparer verdifull tid. Doodle dekker gapet mellom de viktigste kalendersystemene på markedet, inkludert Microsoft Outlook og mobile plattformer i tillegg til den gode, gamle papirkalenderen. Undersøkelsen viser at mens vi stadig utvikler måten vi gjør forretninger på, har vi en tendens til å organisere møter på den gamle måten med e-post, selv om det finnes langt enklere nettbaserte verktøy for dette, sier Doodles adm. dir. Michael Näf.


Her er de viktigste funnene i undersøkelsen:
• Funksjonærer organiserer i gjennomsnitt sju møter per uke. Møtene har en gjennomsnittlig varighet på 2 timer og 45 minutter.
• De fleste møtene har minst 4-5 deltakere, noe som innebærer 4-5 runder med "svar til alle"-e-poster for å arrangere møtene. Dette utgjør svært mye korrespondanse over e-post for de foretakene som ikke benytter seg av de nettbaserte planleggingsverktøyene på markedet.
• I Europa og USA brukes den tradisjonelle kalenderen mer av administrasjonspersonale (34 prosent) enn av ledere (27 prosent) når møter skal arrangeres, men samtidig foretrekker ledere e-post (34 prosent) mer enn administrasjonspersonale (30 prosent).
• Ledere må flytte planlagte møter (69 prosent) oftere enn andre funksjonærer (46 prosent).

Du kan lese hele rapporten med alle tabellene her: http://doodle.com/about/apicontest/APIContest.html

Om undersøkelsen
2 500 funksjonærer fra Storbritannia, USA, Frankrike, Tyskland og Norden (500 fra hvert område) ble spurt via e-post og nettlenker av det britiske forskningsselskapet LMRMC.

For mer informasjon, bilder og intervjuspørsmål, ta kontakt med:
Andreas Wadensten, Time PR, e-post: andreas.wadensten@time.se, telefon: +46 709-77 90 90.
Du kan også gå inn på www.doodle.com/press for mer informasjon, eller på www.doodle.com for å fastsette dine egne møter.

Om Doodle AG
Doodle er en gratis nettjeneste for møteplanlegging. Tjenesten krever ingen registrering eller installasjon, og finnes på 28 ulike språk. Doodle har fått flere priser for sin brukervennlighet og entreprenørskap, med utmerkelser som for eksempel Mashable Open Web Awards 2008 Blogger’s Choice and People’s Choice (http://mashable.com/2008/12/16/open-web-awards-2-winners/) og Swiss ICT Award 2008 (http://doodle.com/blog/english/2008/11/11/doodle-wins-swissict-award-2008/). Hver måned besøkes Doodle av 3 millioner unike brukere, med en særlig økning i de nordiske landene.