15/05-13 - Pressemeddelelse

Vi spilder tid hver eneste dag

Kender du det, at blive afbrudt i en opgave, at bruge tid på mails der ikke er vigtige, blive ringet op om noget der kunne være løst andet sted, at bruge tid på at vente eller lede, eller bruge tid på ineffektive møder? Har du ofte følelsen af, at du kunne bruge din tid på arbejdet mere effektivt, så er du ikke alene. Undersøgelser viser, at vi danskere spilder minimum en time om dagen på jobbet.

Igennem tiderne er der på arbejdspladserne gjort meget for at optimere på spildtiden. Der er lavet tidsstudier, individuelle akkorder lige som arbejdsgange og processer er optimeret. Store ressourcefulde initiativer og omstruktureringer, som ikke altid får den ønskede effekt over tid. Som medarbejder oplever mange at være statister og uden indflydelse på disse initiativer, og har svært ved at se det overordnede mål heri, forankret i den enkelte medarbejders arbejdsdag og opgaver, så på trods at mange initiativer for at undgå spildtid og fyre tidsrøveren, oplever vi som medarbejdere fortsat at spilde tiden. Hvor meget spildtid har du personlig i løbet af din arbejdsdag?

Måske er det på tide, at vi ikke ser spildtiden, som noget andre er skyld i eller årsag til, som noget vi må acceptere og som ikke kan være anderledes, som noget vi taler om, men ikke gør noget ved. Spildtid kan påvirke os negativt og dermed det psykiske arbejdsmiljø.

Pas på tidsrøverne - de er alle vegne! Det er bare ikke altid, vi ser dem, fordi vi vender os til deres tilstedeværelse. Ofte er de blot underholdende, adspredende og sjove. Men når vi har travlt, føler vi spilder tiden eller føler os ineffektive, så er de meget ødelæggende for arbejdsmiljøet og med til at give os stress, så hold fokus på, hvad du bruger din tid til.

Ofte handler det meste spildtid om os selv. Vi bruger utrolig meget tid på ting, som i sidste ende ikke er vigtige. Hurtige visit på internettet, rod og uorden. Vi lader os tyrannisere af mails, der popper op på skærmen, telefonen, der forstyrrende ringer, mødeindkaldelser og ineffektive møder og arbejdsgange. Vi lader os forstyrre af snaksaglige eller brokkende kunder og kolleger, og tager os selv i at være kørt med på bølgen. Kort sagt, vi har haft besøg af en tidsrøver.
Vi gør det, der haster, frem for det, der er vigtigt. I stedet for at svare mails, når de dukker op, og telefonen, når den ringer, så gør det, når det passer ind, i din mest effektiver arbejdsrytme.

Hvis hver eneste tidsrøver tager i gennemsnit 6 minutter ud af én arbejdstime, så skal du arbejde omkring 1 time mere om dagen! Eller sagt på en anden måde, du skal resten af tiden være mere effektiv, svarende til 111 %!
Hav fokus på dine tidsrøvere, og lad dem ikke stjæle din tid og give dig følelsen af at spilde tiden.

Hvad er en effektiv arbejdsrytme for dig? De fleste af os, møder ind på arbejdet, tager dagen og opgaverne, som de kommer, og tager hjem, når tid er. Det kan være med til at give følelsen af, at vi arbejder og arbejder, men arbejder vi med det, der er vigtigt, og det, der giver værdi? Måske kan du sætte en time af om morgenen til at besvare mail og foretage telefonopkald. Koncentrer det til nogle få gange i løbet af dagen, i stedet for at lade dig afbryde konstant. Snak med dine kollegaer om, hvordan I kan begrænse antallet af mails. Langt de fleste mails, vi modtager, kræver ikke vores ageren, men er noget, vi blot får, for at informere eller skabe en intern sikkerhed.

I stedet for blindt at acceptere en mødeindkaldelse, så undersøg om din tilstedeværelse virkelig er påkrævet, hvis ikke, så find en måde at slippe for mødet. De inaktive møder er du sikkert ikke ene om at opleve, snak med kollegaerne om en mødestruktur der giver mening for jer alle, og hvor tiden bruges mest effektiv og med respekt for hinandens tid og arbejdsrytme. Lav system og struktur omkring dit arbejde, har du papirbunker du flytter rundt på, fordi du ikke lige ved hvor du skal gøre af dem, så lav et system der sikrer, at du ikke spilder tiden, det at flytte bunker er jo også spildtid.

Væn dig til at skelne mellem, om noget er vigtigt, eller om det haster. Undgå at lade dig tyrannisere af hasteriet. Sig til og fra når det giver mening. Et ja til en opgave du egentligt godt ved, du skulle have sagt nej til, er et nej til dig selv og måske ja til en masse spildtid i form af bl.a. overspringshandlinger. Slut arbejdsdagen af med at tænke over de tre vigtigste ting, du skal arbejde med næste dag, og koncentrer så din indsats i den retning, når du starter næste dags arbejde op.

Vid med dig selv, hvad den overordnede opgave er, hvor er du på vej hen? Hvad er det centrale i dit job, og den opgave du løser lige nu? Gå efter kernen, undgå alt udenoms-flimmeret. Stil med jævne mellemrum dig selv spørgsmålet: Bruger jeg tiden rigtigt lige nu? Er jeg i gang med at lave det, der er vigtigt? Og hvis svaret er nej, så juster din indsats og bliv mere effektiv. Lav eventuelt en liste over dine egne tidsrøvere, så ved du, hvad du skal holde øje med.