09/09-09 - Pressemeddelelse

IT Outsourcing, spørgsmål og svar

Fordele og ulemper ved outsourcing af virksomhedens IT drift, af Ivan Braun, CEO, Compulance aps

Det har længe været kendt, at det kan være forbundet med store omkostninger, at drive sin egen IT afdeling, og for de fleste Små og Mellemstore Virksomheder (SMV)'r er opgaven næsten umulig. Enten overlades virksomhedens IT helt til tilfældighederne, hvor kaos ofte sætter dagsordenen, eller også administreres IT driften af personale, som har andre gøremål. Især virksomhedernes økonomifolk ses ofte i birollen for virksomhedernes IT, folk som specielt i disse tider, burde have fokus rettet et helt andet sted.

Ingen virksomheder kan i dag fungere uden IT, da stort set al kommunikation er digitaliseret, med netbanker, tast-selv services, osv.

Vi satte os ned og drøftede outsourcing af IT drift med Ivan Braun, CEO fra compulance, en IT service og support virksomhed, der har specialiseret sig i IT drift for SMV'er.

Spørgsmål:
Hvorfor bør selv den mindre virksomhed overveje outsourcing af IT drift?

Svar:
Kan du vise mig en virksomhed, der ikke er afhængig af deres IT? - selv den mindste lille håndværksvirksomhed henne på hjørnet er afhængig af sin IT. I dag er det fuldstændigt naturligt at alle regnskabsoplysninger behandles og gemmes i virksomhedens IT, registrering af indbetalinger og betalinger i øvrigt finder sted via Netbank, moms og skat indrapporteres via Tast-selv , og det er efterhånden mere tilfældet end det modsatte, at selv kundeoplysninger, såsom ordrer, historik, mm gemmes. Uden disse oplysninger kan virksomheden være på afgrundens rand, og manglende seriøsitet omkring behandling af IT'en kan være direkte skadeligt.

Derfor bør selv den lille virksomhed tage ansvar for sin IT, og outsource driften til kompetente partnere, således at virksomheden har en IT som de kan stole på, og som er stabil.

Spørgsmål:
Er der penge at spare ved outsourcing?

Svar:
Mit klare svar er JA - både direkte og indirekte. Mit svar kræver en uddybning:
De direkte besparelser ligger typisk i, at lønningsomkostninger og andre personaleudgifter kan reduceres med op imod 40 - 50 %. Det er reduktioner af driftsomkostningerne som direkte vil kunne ses på resultatet - hvilket i disse tider måske kan være interessante, grundet den verserende krise.
De indirekte besparelser ligger i medarbejdertrivslen, mindre stress som følge af reducerede IT problemer og færre nedbrud, samt en større grad af tryghed hos den enkelte, i og med at afstanden til IT support er reduceret til enten et museklik, eller i værste falde, et telefonopkald.

Spørgsmål:
Hvordan opleves de indirekte besparelser, kan du uddybe det?

Svar:
Ja naturligvis. Ofte høre vi om IT afdelinger hvor teknikeren eller supporteren er i centrum, han eller de, bestemmer alene hvor, hvornår og hvordan kollegers IT problemer skal løses. Enten bliver opgaver, som hos den enkelte er topprioritet, som følge af deadline el. lign, nedprioriteret da teknikeren ikke har tid, er optaget af en serveropgave eller slet og ret, vurderer at opgaven ikke er vigtig.
Det er et scenarie der er fuldstændigt utænkeligt i et outsourcing forhold, i og med at outsoucing partneren løbende måles og vurderes ud fra opgaveløsning, kvalitet af deres arbejde samt en måske endnu vigtigere faktor, nemlig kundetilfredshed.

Jeg har ikke kendskab til en eneste IT support virksomhed, hvor en IT supporter vil kunne tillade sig, at tale hverken nedladende eller bedrevidende til en kunde som har IT problemer - men vi kender alle til de sande historier om IT manden, som aldrig har tid til at hjælpe, eller om IT der går ned 3 minutter før deadline. Det er ofte forhold som skaber stress og kaotiske forhold på arbejdspladsen - og det er fuldstændigt unødvendigt.

Så ja - der kan spares penge, ofte langt større summer end hvad regnskaber, udgiftsposter eller andre "hårde" facts viser.

Spørgsmål:
Oplever i som outsourcing partner at jeres kunder er stressede?

Svar:
I disse tider, hvor vores kunder opererer i et vagt eller stagnerende marked, er det ofte tilfældet at antallet af medarbejdere er reduceret, og dem der er tilbage, skal nå endnu mere end før. Vi oplever i langt højere grad stress blandt vores kunder, end det eksempelvis var tilfældet før "krisen".

Fra vores ende af systemet oplever vi, at der skal mindre til, førend eksempelvis et lille problem kan blive til et stort uoverskueligt problem. Derfor oplever vi, at det er langt vigtigere nu end tidligere, at virksomheds ejere eller virksomhedsledere tager ansvar for de ændrede arbejdsvilkår og får optimeret arbejdsvilkårene blandt deres ansatte. Hvad de fleste eksempelvis ikke ved, er, at IT og IT problemer er en af de hyppigste årsager til stress i hverdagen og, at det er netop én af de letteste stresskilder at få bugt med. Man kan som virksomheds ejer eksempelvis ikke løse kø-trafikken på Køge Bugt Motorvejen, men man kan som virksomheds ejer, til en hver tid sikre, at medarbejderen har optimale IT forhold, uanset hvor og hvornår medarbejderen arbejder, enten hjemme, ude eller på kontoret.

Spørgsmål:
Hvordan ser en typisk kunde ud set fra jeres IT synspunkt?

Svar:
compulance har fokus på SMV kunden, dvs. virksomheder fra 1 op til typisk 25, i nogle få tilfælde op til 50 brugere, og selv indenfor dette snævre segment, er der stor forskel på hvordan kundernes IT er sammensat. Det er ganske almindeligt, at virksomheden med en´ enkelte bruger eller PC , overlader IT til tilfældighederne. Det kan være håndværksmestre, hvor de har en enkelt PC i administrationen, og hvor holdningen er, at IT ikke må koste noget. Paradokset består i det faktum, at afstanden imellem IT problem og løsning ofte er størst blandt disse virksomheder, og løsning af IT problemer eller nedbrud ofte er forbundet med store omkostninger. En outsourcing af IT i denne type virksomhed vil eliminere langt de fleste årsager til mulige nedbrud og problemer, samtidigt med at stabilitet forøges - ofte til en pris der er overkommelig for selv den aller mindste virksomhed.

I de større virksomheder, hvor antallet af brugere er højere, og hvor nødvendigheden af IT er mere synlig ser vi ofte, at IT ansvaret er overladt til den økonomiansvarlige, der ved siden af sit arbejde, skal varetage IT driften. I disse tider burde denne person have mere end rigeligt i, at håndtere virksomhedens økonomi. Og derfor burde IT overlades til andre. Samtidigt kan dette mix være direkte skadeligt, for ofte er økonomimandens tilgang til virksomhedens IT drift, udelukkende baseret på en økonomisk betragtning, hvor alle forhold alene ses ud fra en økonomisk vinkel og ikke nødvendigt en driftssikker.

I nogle få tilfælde ser vi, at virksomhederne er deres IT bevidste og derfor har en dedikeret person til opgaven. Desværre ser vi næsten lige så ofte, at personens kompetencer drukner i brugersupport og vedligeholdelse, og kun i ringe udstrækning kommer i anvendelse til det tiltænkte formål, som personen oprindeligt var ansat til, nemlig at sikre at virksomhedens IT følger med, og udvikler sig, i samme takt og retning som virksomheden i øvrigt. - kort fortalt drukner den strategisk IT i dagligdagstrummerum.

Spørgsmål:
Hvis man som virksomhedsleder søger efter en Outsourcing partner, hvad skal man sikre sig?

Svar:
Det er et rigtigt godt spørgsmål, og især i en branche hvor "ansvarsfraskrivelse" mere er normen end at tage ansvar. Men ret basalt set, skal man sikre sig, at partneren besidder de rette kompetencer og ressourcer til opgaven, at partneren forstår virksomhedens og medarbejdernes behov, at der er match imellem behov og ydelser, og at kemien passer.

Pris og kvalitet er naturligvis også faktorer som man skal undersøge, især da de ikke nødvendigvis hænger sammen, metoden hvormed partneren modtager betaling, om det er som en fast service eller efter timebetaling er naturligvis også vigtig.

Vi ynder at sige hos os, at vi yder en holistisk service, dvs. en service der omfavner kunden og når hele vejen rundt. Hos os betaler kunden et fast beløb om måneden, og beløbet er fast uanset om der er mange eller få opgaver indenfor aftalen undervejs. Nogle af vores kunder beskriver vores service som den bedste forsikring de har.

For yderligere information, kontakt:
Ivan Braun, CEO, compulance ApS, tlf.: +45 46 98 60 00, e-mail: ivan@compulance.dk

compulance er på IVÆRK09

Besøg compulance på årets Iværk og Vækst messe i forum
Compulance deltager på årets Iværk og vækst messe i forum, fredag den 11. og lørdag den 12. September, og kan findes på stand 307 hvor compulance uddeler af alle de kys og roser som de har modtaget fra deres kunder.

compulance som outsourcing partner

mere om compulance