16/01-12 - Pressemeddelelse

Exformatics dropper interne e-mails

Softwarevirksomheden Exformatics giver det røde kort til interne e-mails. Ineffektivitet og tabt viden sparker elektronisk post til hjørne. Sociale medier, mobile enheder samt digitale arbejdsgange og opgaver er afløseren.

Det skal være slut med alenlange e-mailkorrespondancer, et hav af mere eller mindre irrelevante cc-mails og korte påmindelser mv. via den forkætrede kommunikationsform, der alene skal sende bolden videre til en uheldig kollega.

Hos softwareleverandøren Exformatics tager man nu egen medicin - og belønner de medarbejdere, der i løbet af en måned kan holde rent bur, når det gælder sendte, interne mails.

"Vi bruger uforholdsmæssig lang tid på at læse, tænke over og besvare e-mails, der kunne være klaret langt hurtigere og mere effektivt ansigt til ansigt, i aktivitetsstrømmen, på chat eller via vores dertil indrettede opgavebegreb. Det vil vi nu gøre op med helt og holdent og dropper e-mails internt. Eksternt er vi nødt til fortsat at kunne besvare henvendelser fra kunder og leverandører ad den vej," siger Morten Marquard, udviklingsdirektør i Exformatics.

Som afløser for interne e-mails skal medarbejderne i virksomheden, der laver løsninger inden for ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), projektstyring og videndeling, benytte aktivitetsstrømmen, der kan sammenlignes med statusopdateringer i sociale medier, samt de opgaver, der er knyttet til virksomhedens løsning.Ved at flytte kommunikationen ind i ESDH-systemet sparer medarbejderne tid ved ikke at skulle skifte kontekst fra deres arbejde til e-mailprogrammet og tilbage igen.

"Vi skal nu tage vores egen medicin, for at bruge en lidt slidt frase, men vi vil og skal vise, at det kan lade sige gøre at kommunikere på en mere struktureret og målrettet måde. Det er vores erfaring, at alt for mange interne e-mails vakler et sted mellem FYI og deciderede opgaver. I stedet skal vi nu stille krav til medarbejderne om at kommunikere mere effektiv, så modtageren ikke er i tvivl om, hvad der forventes," siger Morten Marquard videre.

Også eksterne e-mails begrænses

De eksterne e-mails kan også begrænses, hvilket for eksempel Landsorganisationen i Danmark (LO) har bevist. De har siden 2009 udvekslet sagsakter direkte fra deres ESDH-system til deres forretningspartnere. Frem for at sende breve eller e-mails fremsendes dokumenter og beskeder direkte fra sagen hos LO til sagen hos LO's modpart.

Overgangen fra e-mail til digital kommunikation via virksomhedens ESDH, der også fungerer som intranet for virksomhedens medarbejdere og eksterne konsulenter, betyder, at selv korte beskeder, links, artikler og noter gemmes i relevante sammenhænge på fx aktiviteter, personalesager og projekter, så de kan genbruges for eftertiden.

E-mailforbegrænsningen er foreløbig på prøvetræning hos Exformatics. I løbet af januar 2012 vil virksomheden opsamle erfaringerne og deler løbende ud af dem - ikke via e-mail, men via bl.a. Twitter. Du kan følge Exformatics' erfaringer via hjemmesiden http://exformatics.dk og Twitter her: http://twitter.com/exformatics