19/04-12   -   Pressemeddelelse

Lad softwaren guide dig: Arbejd smartere med arbejdsgange

Arbejd smartere-ugen skyller ind over Danmark lige nu. Initiativet skal få danskerne og de danske virksomheder til at arbejde mere effektivt og præsenterer ugen igennem initiativer, der kan få os til at få mere fra hånden.
Flere og flere virksomheder får øjnene op for mulighederne ved at lade arbejdsgange guide medarbejderne.

Digitale arbejdsgange er faseindelte guides til, hvordan helt konkrete dagligdags opgaver skal løses. I en softwareløsning til fx vidensstyring, sags- og aktivitetshåndtering eller en såkaldt ESDH-løsning (elektronisk sags- og dokumentstyring) vil der være særskilte arbejdsgange til forskellige opgaver i forskellige afdelinger.

Arbejdsgangene leder medarbejderen gennem hver enkelt fase i en opgave, hvor brugeren får præsenteret alle relevante informationer i det øjeblik, de skal bruges. Informationerne kan være alt fra kontaktpersoner til skabeloner og hele sæt af dokumenter og retningslinjer.

"Da systemet støtter medarbejderen ved at styre arbejdsgangen og fremdriften, frigives fokus og energi til svære opgaver. I praksis oplever vi, at dette øger medarbejdernes arbejdsglæde, da de nu kan fokusere på deres arbejde frem for bureaukrati og normer inden for fagene," siger Morten Marquard, udviklingsdirektør i Exformatics.

I dag drager en række Exformatics-kunder fordel af at sætte det daglige arbejde i system og lade digitale arbejdsgange gøre små som store opgaver og projekter nemmere for medarbejderne.

Og det kan være væsentligt at sætte fokus på, da en nylig amerikansk undersøgelse påpeger sammenhængen mellem fremdrift i det daglige arbejde og produktivitet, begejstring og innovation hos medarbejderne.

"Dette er et felt, som er uhyre vigtigt for at sikre høj produktivitet i aktiviteterne i offentlige myndigheder såvel som private virksomheder. Historisk er der fokuseret på at skabe produktivitet i produktion, logistik og typiske administrative rutiner, mens fokus inden for de kreative og videntunge områder ikke har haft samme fokus. For at opretholde konkurrenceevnen er videntunge organisationer og virksomheder nødt til at fokusere på produktivitet. Forudsætningen for succes er, at medarbejderne kan indgå i en naturlig, konstant forbedring af arbejdsgangene og selv løbende forbedre virksomhedens processer for dermed kontinuerligt at øge produktiviteten", siger Morten Marquard.

Dynamiske arbejdsgange afspejler virkeligheden

Medarbejdere som fx sagsbehandlere og lignende specialister får det endnu nemmere fremover. Den nyeste generation af digitale arbejdsgange lader brugeren selv redigere og opdatere arbejdsgangen, så den afspejler de dynamiske virksomheder.

Men arbejdsgangene er ikke forbeholdt de få medarbejdere. Da arbejdsgangene nemt kan deles - både internt og eksternt - kan brugere på tværs af en organisation lære af hinandens måder at udføre arbejdet på. Dermed er det slut med at genopfinde dybe tallerkener.

"Delingen af arbejdsgange har længe været et stort ønske fra flere af vores kunder. Det er allerede i dag muligt, og på sigt vil det booste videndelingen, effektivisere både offentlige og private organisationers arbejde og forhåbentligt gøre medarbejderne mere begejstrede for it-løsningerne," siger Morten Marquard videre.

Fakta: Om Arbejd Smartere-ugen
Arbejd Smartere-kampagnen sætter fokus på, at arbejde smartere uden at arbejde mere. Din stemme gør en forskel, så vær med i debatten. Det hele kulminerer fra 16.-20. april. Tjek "begivenheder" til højre. Bag Arbejd Smartere står Dansk Energi, Dansk Erhverv, Djøf, Microsoft Danmark, Telenor, 10:10 Danmark.

Fakta: Gevinster ved arbejdsgange i TELE Greenland

Den grønlandske tele-, post- og kommunikationsvirksomhed TELE Greenland bruger Exformatics' arbejdsgange i det daglige arbejde med sags- og projektstyring og har siden introduktionen af Exformatics-løsningen selv lavet mere end 70 arbejdsgange. Her er nogle af de opnåede resultater:

· Mere end 70 arbejdsgange er i skrivende stund i brug i løsningen - alle oprettet af TELE Greenlands egne brugere.
· I HR-afdelingen er 15 minutter arbejdstid sparet per jobansøgning. TELE Greenland modtager 1.000 ansøgninger om året, så besparelsen svarer til 250 timer årligt - 1,5 mandemåned.
· Mindsket fejlmargin med skabelonløsning integreret til virksomhedens Active Directory-løsning

Relevant information

http://www.exformatics.dk