02/12-11   -   Pressemeddelelse

Roskilde har stor succes med digitalisering af pensionsområdet

At man har nået pensionsalderen betyder ikke, at man ikke kan eller vil bruge de digitale kanaler i kommunikationen med kommunen - snarere tværtimod. Det er Roskilde Kommunes store arbejde med proceduren for pensionsområdet levende bevis på.

Selvom man har rundet pensionsalderen og ens aldersgruppe ikke repræsenterer hovedparten af nettets Twitter - og Facebookbrugere, betyder det ikke, at de digitale kanaler er no-go, bare man gøres opmærksom på, at de er der og hvordan de bruges. Roskilde Kommunes massive indsats for at få borgerne til at ansøge folkepension digitalt har båret frugt, og i dag foregår langt størstedelen af ansøgningerne til kommunen via selvbetjening.

Pensionsservice i kommunen startede arbejdet med at få de kommende folkepensionister til at ansøge digitalt i slutningen af marts 2011. Tidligere modtog alle kommende folkepensionister et ansøgningsskema i papir et par måneder før de blev 65 år. Indsatsten betød, at alle kommende folkepensionister i Roskilde Kommune nu får tilsendt et orienteringsbrev ca. 2 måneder før de bliver 65 år. I brevet orienteres borgerne om, at de nu kan søge folkepension og at dette gøres digitalt via Roskildes selvbetjeningsløsning; Pensionsguiden. I orienteringsbrevet er der også vedlagt en vejledning til, hvordan man ansøger digitalt.

Muligheden for at søge på papir er selvfølgelig stadig til stede for borgerne, men udgangspunktet er, at borgerne selv møder personligt op for at hente ansøgningsskemaet, med mindre borgeren af helbredsmæssige årsager ikke har mulighed for det.

Selvom denne borgergruppe ikke ligesom landets unge generation er vokset op med digitalisering, var der for kommunen god grund til at tro, at der her var tale om borgere, der gerne vil bruge selvbetjening som adgang til kommunen. Afdelingschef Iris Thomsen siger: "Vi er i Roskilde Kommune meget optaget af at digitalisere arbejdsgangene. Dels ved interne processer og dels ved selvbetjeningsløsninger for borgerne. Selvbetjeningsløsninger, der gør det muligt for borgerne at kontakte kommunen i alle døgnets timer. Vi vurderede, at der var et stort potentiale, hvis borgerne i stedet for at udfylde og aflevere fysiske blanketter i fx Borgerservice, kunne udfylde og sende de samme oplysninger via en digital selvbetjeningsløsning. Da det samtidig blev klart for os, at mange borgere i pensionsalderen faktisk har adgang til internettet og fx er tilmeldt netbank, var vi klar til at sætte strøm til løsningen".

Kommunen brugte en del tid på at forberede sine medarbejdere på projektet. "Nogen medarbejdere var lidt skeptiske i starten, der er jo reelt tale om et nyt paradigme og rolle for medarbejderne. I stedet for at gøre det hele for borgeren, har man nu som medarbejder i højere grad en støttefunktion i at hjælpe borgeren med de digitale løsninger. Men allerede efter kort tid påtog medarbejderne sig denne rolle flot" fortæller digitaliseringsagent i Roskilde Kommune, Sanne Hou Præst.

Roskilde Kommune anskuer, at mindst ¾ nu søger deres folkepension digitalt via "Pensionsguiden" og dét kan mærkes. "Det medfører jo, at en væsentlig mindre mængde papirpost skal modtages, fordeles, scannes og journaliseres. Derudover spares der tid, når sagerne skal oprettes i Pensionssystemet, da flere oplysninger overføres automatisk. Da vi efter et stykke tid så resultatet, var vi faktisk overraskede over, at så mange borgere nu valgte de digitale løsninger, uden overhovedet at være i kontakt med kommunen". forklarer Sanne Hou Præst.

Generelt har kommunens borgere modtaget initiativet meget positivt: "Borgerne kan simpelthen se, at det også er nemmere for dem og når de samtidig kan se, at muligheden for at klare ansøgningen personligt stadig er til stede, opfatter de det som en udvidet service - ikke en forringelse", fortæller Sanne Hou Præst.

Projektet er også eksempel på en holdningsændring til borgernes mod på de digitale løsninger: "Personligt er jeg særligt glad for, at vi nu har fået affejet nogle myter om den her borgergruppe. Langt de fleste er meget mere it-parate, end vi lige går rundt og tror", afslutter Sanne Hou Præst.

Ønsker du at vide mere om projektet, kan du kontakte digitaliseringsagent Sanne Hou Præst, Sannehp(at)roskilde.dk

Roskilde Kommune blev d. 30. november kåret som vinder af Digitaliseringsstyrelsens konkurrence 'Bedst på Nettet' i kategorien 'Kommuner'. Det er andet år i træk. Læs mere på www.bedstpaanettet.dk

Relevant information

http://www.kl.dk