04/09-13   -   Pressemeddelelse

Danske øer hjælper hinanden via video

Fem små danske Ø-kommuner - Langeland, Ærø, Fanø, Samsø og Læsø - sætter nye standarder for kommunalt samarbejde. Som noget nyt i den kommunale verden er de gået sammen om at indkøbe og indføre det samme it-system fra it-virksomeden KMD. Ved at gå sammen om opgaven kan de hjælpe hinanden gennem en til tider kompliceret og omfattende proces. Og samarbejdet forgår også noget utraditionelt, nemlig via videokonferencer, da ø'erne ligger fysisk langt fra hinanden.

De danske kommuner anskaffer sig løbende it-systemer, der skal være med til at effektvisere arbejdsgangene i kommunen og i sidste ende give borgerne en bedre service. Det har man også gjort løbende på Langeland, Ærø, Fanø, Samsø og Læsø.

Men som noget helt nyt - og ganske unikt i den kommunale verden - er de fem kommuner gået sammen om at indkøbe og indføre et nyt it-system fra it-virksomeden KMD, der understøtter de administrative områder løn, personale og økonomi.

Og en stor del af samarbejde foregår via videokonferencer, da ø'erne ligger fysisk langt fra hinanden.

- At indføre et nyt omfattende administrativt it-system som KMD Opus er en stor opgave for en kommune. Der er mange beslutninger, der skal tages og mange opgaver, der skal løftes. At stå med en sådan opgave alene som en lille kommune kan hurtigt give anledning til panderynker. Det var derfor helt oplagt for os at gå sammen med nogle andre kommuner, der ligner os - og på den måde kan vi hjælpe hinanden, fortæller Mette Udsen, der er økonomichef i Fanø Kommune.

Også hos Langeland så man behovet for at kunne bære opgaven på bredere skuldre.

- Sammen med de andre kommuner får vi en størrelse, hvor vi kan forene vores ressourcer og få nogle af de stordriftsfordele, som de større kommuner har. Vi får blandt andet en bredere pallette af kompetencer, forklarer kommunaldirektør Jørgen Christiansen fra Langeland Kommune.

Fra 1 til 5 - at dele erfaringer og viden er guld værd
Når en kommune skal indføre et nyt it-system på mange af de administrative processer er det en proces, der varer mange måneder og involverer en stor del af de ansatte på rådhuset. I de store kommuner bemandes projektgrupper og arbejdsgrupper med flere eksperter fra de respektive fagområder som økonomi, regnskab, løn, personale mv. I kommuner som Fanø og Langeland er det et noget andet set-up, da der typisk kun er en enkelt eller to medarbejdere, der har den nødvendige viden og arbejder med flere områder på en gang.

- At kunne dele erfaringer og vende opgaver med ligesindede kan være afgørende for, om man får en succesfuld implementering af et stort it-system. Ved at være sammen med de andre kommuner, så har de enkelte medarbejdere en gruppe, de kan sparre med og hente input fra og dele erfaringer med. Vi har jo de samme komplekse opgaver, som de største kommuner har. Der er bare nullerne til forskel på tallene, forklarer Mette Udsen.

På kommunalt niveau er det også sundt at få input fra de andre, så man ikke gror fast i sine egne rutiner.

- At sparre med andre er godt for alle kommuner. For os små ø-kommuner har det gode samarbejde på det økonomiske område betydet, at vi også er begyndt at netværke på de andre områder, eksempelvis på socialområdet, siger Mette Udsen.

Fællesskab sikrer fremdrift
At man er flere kommuner samlet om projektet har også en positiv indflydelse på tempoet i projektet.

- At vi arbejder sammen med de andre kommuner er også forpligtende i forhold til at holde en tidsplan og sikre den planlagte fremdrift i projektet. Vi har løftet os og arbejder på et højere niveau, end vi kunne alene med et projekt af den her størrelse, siger Jørgen Christiansen.

Vi mødes sammen - hos os selv
At skulle mødes på tværs af kommunerne kan være en udfordring, når de ligger adskilt af vand og adskillige kilometer. Kommunerne har derfor helt i ånd med en it-implementering valgt at holde mange af møderne som videokonferencer.

- Vores fælles projekt har givet os et helt naturligt behov for at mødes på alternative måder. Vi ligger meget langt fra hinanden, og vi er alle sammen omgivet af vand. At skulle mødes fysisk er en større logistikopgave, og derfor forsøger vi at holde så mange af vores møder som muligt over video, forklarer Jørgen Christiansen.

Mette Udsen fra Fanø uddyber:

- Et møde på en tirsdag kan eksempelvis medføre for min kollega på Læsø, at de skal tage færgen mandag og først være tilbage onsdag, hvis det er ude for sæsonen og der ikke er så mange færger. For os andre er det mindre problematisk men stadig en større rejse. Så der er helt oplagt mere effektivt at mødes over video. Man har jo heller ikke transportudgifterne, så i sidste ende sparer det en masse ressourcer siger Mette Udsen.

Også hos it-virksomheden KMD har man oplevet, at videotilgangen har været yderst effektiv.

- Når man mødes over video giver det en helt anden tilgang til selve mødet end at mødes ved mødebordet. Det kræver en helt anden mødedisciplin at tale sammen på kryds og tværs i en videokonference, og man holder sig mere stringent til agendaen og holder small tank på et minimum, fortæller Rie Heindahl, projektchef i KMD.

Alle kommunerne har videolokaler på rådhusene, og KMD har tilsvarende faciliteter på alle deres lokaliteter. Det betyder i praksis, at et projektmøde godt kan have deltagere med, der sidder i 6-8 forskellige steder i landet.

Unikt samarbejde
Ikke kun kommunerne ser mange fordele i samarbejdet. Også hos KMD er der stor tilfredshed med den unikke samarbejdsform. Normalt kører store it-implementeringer i de respektive kommuner hver for sig.

- Vi oplevede lige fra starten en stor meget stor vilje fra kommunernes side til at køre projektet i fællesskab. For os har det været en ny måde at skulle arbejde på, og det er ikke noget, vi før har mødt i det kommunale landskab. Selvom det har krævet lidt tilvænning fra os alle sammen, så har det været utrolig fordelagtigt for alle parter, og det er klart en model, der kan anbefales til lignende projekter, siger Rie Heindahl.

Kommunernes samarbejde om implementeringen gik i gang i foråret 2012. Økonomiområdet gik i drift i januar, og hele lønområdet forventes klar til juni. Debitorområdet, som omhandler indbetalinger til kommunen, er færdig i 2014.

Om KMD
KMD er den største danskbaserede it-virksomhed, og hovedparten af KMD's forretning udspringer af egen softwareudvikling. I 40 år har KMD arbejdet med udvikling, drift og vedligeholdelse af Danmarks største kommunale it-systemer. KMD udvikler og leverer i dag software- og serviceløsninger til kommune-, stats- og erhvervssegmentet i Danmark. Systemerne håndterer eksempelvis udbetalinger af løn og sociale ydelser, og hvert år beregner og udbetaler KMD's softwaresystemer over 400 mia. kroner. Det svarer til cirka 25 % af Danmarks BNP. KMD's softwaresystemer håndterer også så forskellige områder som administration af skoler og forsyningsvirksomheder til afholdelse af folketingsvalg i Danmark. For nylig er KMD gået i gang med at digitalisere de store velfærdsområder med ny velfærdsteknologi - fra folkeskole til hjemmepleje. KMD koncernen har en årlig omsætning på mere end fire milliarder danske kroner og har omkring 3.400 ansatte. KMD er ejet af Advent International samt Sampension. Læs mere på www.kmd.dk

Kontaktinformation:
Langeland Kommune, kommunaldirektør Jørgen Christiansen, telefon 63 51 62 01, jch@langelandkommune.dk
Fanø Kommune, økonomichef Mette Udsen, telefon 76 66 06 15, mu@fanoe.dk
KMD, pressechef Christoffer Hellmann, telefon 44 60 18 09, mobil 25 29 17 84, che@kmd.dk

Relevant information

http://www.kmd.dk