19/09-13   -   Pressemeddelelse

Kommunale møder kan effektiviseres for millioner

En ny rapport fra KMD Analyse viser, at de administrative medarbejdere i landets kommuner holder møder for cirka 6,4 milliarder om året. Ved at omlægge dele af de fysiske møder til digitale møder ved medarbejdernes egne skriveborde kan kommunerne hente et potentiale i millionklassen viser beregninger i analysen. Landets kommuner benytter i dag sjældent de digitale mødemuligheder trods positive erfaringer.


De fleste danskere på arbejdsmarkedet er familiære med mødet. Det er et fast element i arbejdslivet. I kommunerne afholder de administrative medarbejdere møder for 6,4 milliarder om året anslår en ny rapport fra KMD Analyse.

Men der er penge at hente, hvis man går væk fra det klassiske møde rundt om bordet i et mødelokale, og i stedet afholder mødet ved eget skrivebord via nye digitale mødeværktøjer.

Konkret peger KMD Analyse på tre indsatsområder inden for mødeeffektivisering - reduceret transporttid, bedre mødeledelse samt effektivisering gennem mere selektiv mødedeltagelse. Kan kommunerne på landsplan effektivisere deres møder svarende til en indsats på eksempelvis 10 pct. for hvert af de tre områder, vil de kunne høste en gevinst på op til 640 mio. kr. om året. Hvis indsatsen eksempelvis hæves til 20 pct. for hvert af de tre områder vil effektiviseringen beløbe sig til cirka 1,3 mia. kr. på landsplan.

- Spørgsmålet er ikke, om kommunerne skal holde møder eller ej. Det er ingen tvivl om, at møder er et centralt og vigtigt element i det at have en effektiv forvaltning med videndeling, strømlinede beslutningsprocesser mv. Men hvordan man afholder møder synes at være oplagt, at flere i den kommunale sektor får kigget på. Undersøgelsen viser, at der er et pænt potentiale at hente, hvis kommunerne arbejder mere strategisk med valget af mødekanaler, siger Morten Langager, kommunikationsdirektør i KMD.

Kommunale møder for 6,4 mia. kr.
KMD Analyses kortlægning af kommunernes nuværende omkostninger ved at holde møder viser, at der bruges en del ressourcer i den enkelte kommune på at holde møder. I en gennemsnitlig kommune skønnes der således at gå cirka 65 mio. kr. af de årlige lønudgifter til at lade administrative medarbejdere deltage i interne møder, hvilket på landsplan svarer til omkring 6,4 mia. kr. Heraf estimeres tidsforbruget til transport til og fra møder at udgøre omtrent 800 mio. kr.

KMD Analyse har endvidere beregnet, hvad de forskellige kanaler som fysiske møder, telefonmøder og digitale møder fra skrivebordet koster. Møder afholdt via digitale kommunikationsplatforme vil i mange tilfælde være væsentligt billigere at afholde end møder med fysisk fremmøde.

Således er den gennemsnitlige omkostning ved afholdelse af et digitalt møde ved eget skrivebord kun halvt så stor som et traditionelt fysisk møde med transport. Omkostning i alt pr. deltager pr. mødetime er beregnet til henholdsvis 422 kr. for et digitalt møde uden transport og 844 kr. for et fysisk møde med transport.

- Kommunerne har de sidste par år omlagt henvendelserne fra borgerne til kommunen, så borgerne fremfor at dukke fysisk op hos borgerservice skal benytte digitale kanaler i stedet. Arbejdet med de såkaldte kanalstrategier betyder, at kommunerne i sidste ende kan frigive ressourcer. Vores beregninger på omkostningerne ved de forskellige mødekanaler viser, at det kan være fornuftigt at se på, om den tankegang kan overføres til kommunernes egne interne møder, fortæller Morten Langager.

Potentiale i digital mødestrategi
Der er ikke ubetydelige potentialer i at kombinere anvendelsen af mødeteknologi med en revideret organisatorisk praksis omkring afholdelse af møder. Det største effektiviseringspotentiale realiseres, når kommunen både implementerer teknologi og arbejder med organisationsforandringer.

Konkret peger KMD Analyse på tre indsatsområder inden for mødeeffektivisering - reduceret transporttid, bedre mødeledelse samt effektivisering gennem mere selektiv mødedeltagelse.

Analysen estimerer, at kommunerne på landsplan potentielt kan høste effektiviseringsgevinster på op mod 640 mio. kr. om året, hvis de effektiviserer mødeafholdelsen svarende til et ambitionsniveau for hvert af de tre indsatsområder på 10 pct. For en gennemsnitskommune svarer det til 6,5 mio. kr. om året. Ved at hæve indsatsen til 20 pct. på de tre områder, stiger beløbene til cirka 1,3 mia. kr. på landsplan og 13 mio. kr. for en gennemsnitskommune.

Men også mindre indsatser kan give en effekt. Ved at digitalisere 10 pct. af de møder, der kræver transport, anslår KMD Analyse, at en gennemsnitskommune kan hente omkring 800.000 kr. om året alene i reduceret transporttid.

- Det vil være forskelligt fra kommune til kommune, hvor stort potentialet er. Men sammenlagt må vi sige, at mødeafholdelse er et område, hvor der er et effektiviseringspotentiale. Analysen drejer sig om kommunerne, men det er selvfølgeligt sandsynligt, at de ikke står alene, og man også i andre sektorer med fordel kan kigge på, om man holder møder mest hensigtsmæssigt, påpeger Morten Langager og understreger samtidig, at data og beregninger naturligvis har indbygget en vis usikkerhed.

Få digitale møder i dag
Rapporten fra KMD Analyser viser endvidere, at de digitale mødekanaler sjældent anvendes i dag blandt de ansatte i kommunerne.

- Vores tal viser, at der er en vis tilbageholdenhed at spore hos de kommunale medarbejdere angående de nye digitale mødekanaler. Samtidig kan vi se, at kun få medarbejdere i kommunerne har mulighed for at anvende digitale kanaler. Men hos dem, der anvender de nye mødekanaler, er der væsentligt flere positive erfaringer end negative, forklarer Morten Langager. Og uddyber;

- Meget peger i retning af, at en egentlig mødekanalstrategi kan udgøre et godt afsæt for kommuner, der ønsker at formulere en målsætning for gennemførelse af mere effektive møder med brug af ny teknologi og mødeværktøjer.

Om undersøgelsen og KMD Analyse
"Mødernes kanalstrategi - Digitale potentialer ved kommunal mødepraksis" er baseret på en landsdækkende survey med deltagelse af 500 administrative medarbejdere i kommunerne fra Userneeds Danmarkspanel samt en kortlægning af mødeafholdelsen hos 40 udvalgte administrative medarbejdere i to kommuner over en periode på to uger.

KMD Analyse udarbejder analyser om de digitale muligheder i det offentlige og private Danmark. KMD Analyse har blandet andet tidligere udgivet rapporterne "Digitalisering af ældreplejen - Potentialer og holdninger", "Det Digitale Borgerindeks - Danskernes holdning til offentlig digitalisering" samt "Den digitale folkeskole - Vurderinger og holdninger fra elever og forældre".

KMD Analyse samarbejder med CEDI om udarbejdelse af analyserne.

Hent rapporten og de andre analyser på www.kmd.dk/analyse

Om KMD A/S
KMD er den største danskbaserede it-virksomhed, og hovedparten af KMD's forretning udspringer af egen softwareudvikling. I knap 40 år har KMD arbejdet med udvikling, drift og vedligeholdelse af Danmarks største kommunale it-systemer. KMD udvikler og leverer i dag software- og serviceløsninger til kommune-, stats- og erhvervskunder i Danmark. KMD har en årlig omsætning på omkring fire milliarder danske kroner og har mere end 3.000 ansatte. KMD er ejet af Advent International og Sampension.

Kontaktinformation:
KMD, pressechef Christoffer Hellmann, che@kmd.dk, telefon 44 60 18 09, mobil 25 29 17 84

Relevant information

http://www.kmd.dk