07/02-11 - Pressemeddelelse

Digital fakturahåndtering har stoppet forkerte fakturaer for 10 mio kr på to år

Entreprenørvirksomheden Brødrene Andersen - med en årlig omsætning på knap 700 mio kr, 40.000 fakturaer og 40-50 budgetansvarlige projektledere - valgte danske SignFlow til digital fakturahåndtering. Det giver store kontante resultater på bundlinjen.

Entreprenørbranchen har mange udfordringer. I øjeblikket har to lange og hårde vintre stoppet en række anlægsarbejder, samtidig med at finanskrisen har betydet en kraftig opbremsning i antallet af opgaver. Konkurrencen er intens. Indtjeningen er presset. Og branchens overskudsgrad er lav. Derfor er det vigtigt, at kontrollen med virksomhedens indtjening og udgifter er optimal, hvis man vil kunne klare sig i den hårde konkurrence.

- Efter vi har fået elektronisk fakturahåndtering har vi kunnet øge fakturakontrollen. På to år har vi afsløret fakturaer med fejl eller snyd for 10 mio kr, fortæller økonomidirektør Henrik Sivertsen.

Ofte er det ekstraarbejder, der bliver væsentligt dyrere, end aftalt i tilbuddet. Men det kan også være direkte falske fakturaer, SignFlow får stoppet, inden de kommer ind i økonomisystemet.

Intet bliver væk, alt er søgbart
Økonomiafdelingen hos Brødrene Andersen har seks medarbejdere i koncernens hovedsæde i Gadstrup mellem Roskilde og Køge. De er centrum for økonomien i koncernen, der også har ti datterselskaber og en række projektledere, der arbejder ude af huset samt et stort antal underentreprenører og -leverandører.

I dag modtager Brødrene Andersen aldrig en fysisk faktura. Alle fakturaer modtages elektronisk fra leverandørerne. Mindre leverandører, der ikke benytter elektroniske fakturaer, sender de fysiske fakturaer til Post Danmarks faktura-indscanning, der så håndterer dem for entreprenørvirksomheden.

Efter workflowet er blevet digitaliseret i entreprenørvirksomheden, slipper medarbejderne for den fysiske papirhåndtering. De bruger i stedet deres tid på at tjekke oplysningerne på de digitaliserede fakturaer.

Er der uoverensstemmelser mellem det aftalte og faktura, kan den projektansvarlige øjeblikkeligt hente dokumenterne frem på sin egen skærm og få afklaret årsagen til divergensen med underleverandøren. Tidligere blev fakturaer udelukkende godkendt af den ansvarlige for arbejdet, der tit havde svært ved at nå at sammenholde dem med det aftalte, der først skulle findes i et andet ringbind.

Fra analog til digital håndtering
Tidligere modtog man papirfakturaer, der blev tastet ind i økonomisystemet. Var der spørgsmål til fakturaerne eller skulle de godkendes foregik det på papir, der blev sendt i kopi eller mailet og faxet rundt til de budgetansvarlige. Men først måtte en medarbejder i økonomiafdelingen først kopiere dagens indkomne fakturaer inden udsendelse.

I dag scannes alle fakturaer ind, så alle medarbejdere kan finde og tjekke et bilag fra computeren, uanset hvor i verden han befinder sig. Fakturaerne gengives med alle oplysninger - også eventuelle håndskrevne påtegninger.

Samtidig bliver alle bilag - eller delbeløb på bilag - dirigeret til de budgetansvarlige for det pågældende arbejde. Hver morgen får de i deres indbakke en update med, hvad de selv eller deres medarbejdere har af bilag, der ikke er kontrolleret og attesteret. På den måde undgås for sen betaling, hvis medarbejdere er syge eller bortrejst.

Dobbeltregistrering af fakturaer er nu umulig; opfølgning er sjældent nødvendig; godkendelsesproceduren er tids- og omkostningsbesparende. Og ikke mindst fanges de dyre fejl, der i Brødrene Andersens tilfælde er over 20 % af resultatet på bundlinjen.

- Alle er godt tilfredse med procedurerne. Og de strukturerede arbejdsgange giver gode rutiner, der afspejler sig i hele koncernen, udtaler Henrik Sivertsen.

Standardsystem, der kan skræddersys
Økonomiafdelingen hos Brødrene Andersen har et af de mange gængse ERP-systemer, der arbejder sammen med SignFlow.

I praksis har Brødrene Andersens økonomiafdeling lavet kravspecifikationerne. Logiva har derefter givet et estimat på, hvad opgaven vil koste. Efter en accept fra Brødrene Andersen har udviklerne hos Logiva løst opgaven, hvorefter kunden har gennemtestet den.
- Vi begyndte med en standardudgave, som vi sammen med Logiva har udbygget og tilpasset til vores branche. Så nu synes jeg, vi er i mål, slutter Henrik Sivertsen.

###

Om Brødrene A. & B. Andersen A/S:
Brødrene A. & B. Andersen blev etableret helt tilbage i 1922, men har alligevel opnået at blive udnævnt til Gazellevirksomhed i både 2008 og 2009, efter man i 2007 omstrukturerede virksomheden og udvidede med en entrepriseafdeling. Siden 2002 har virksomheden været et selvstændigt entreprenørselskab med omkring 70 funktionærer og 90 timelønnede ansatte.

Virksomheden beskæftiger sig med hele entrepriser - totalentrepriser, hovedentrepriser, storentrepriser og fagentrepriser.

Maskiner og materiel rekvireres fra faste samarbejdspartnere. Mens specielle opgaver, eller opgaver der kræver flere medarbejdere, end virksomheden selv råder over, lægges ud til underleverandører, man kender godt og stoler på.

Brødrene A. & B. Andersen havde i regnskabsåret 2008/09 en nettoomsætning på 692,4 mio kr og et resultat på 22,7 mio kr.
Læs mere på www.bra.dk

Om Logiva A/S
Logiva A/S blev etableret i Århus i 1998 af Carsten Rhod Gregersen og Jens Winther Wullf, der stadig står bag virksomheden. I dag har man 12 ansatte med ekspertise inden for it og økonomi.

Konsulentvirksomheden har alle år været selvfinansierende og har alle år givet overskud.

Logivas kernekompetence er optimering af workflow af elektroniske dokumenter samt procesoptimering. Populært sagt, gør man døde data fra papirdokumenter levende, så kunderne kan anvende dem i deres traditionelle økonomi-systemer. Herudover udformer og håndterer man elektroniske blanketter; samt sørger for sikker identifikation af personer på nettet.

Logiva er blandt andet underleverandør til CSC og IBM.

Kunderne er statsadministrationen, mere end halvdelen af de danske kommuner, private virksomheder, forsikringsselskaber og organisationer. Som eksempler kan nævnes Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Esbjerg og Helsingør kommuner, Dagrofa, S-Engros, Brødrene A. og B. Andersen, Grene, Gjensidige Forsikring, Siemens Wind Power og Scleroseforeningen. Logiva er desuden SKI-leverandør.

Kunderne har typisk et flow på fra et par tusinde til flere hundredetusinde fakturaer om året samt ofte flere lokationer eller datterselskaber.