14/02-12   -   Pressemeddelelse

Knastørre PowerPoint gør mødetid til spildtid i danske virksomheder

En ny undersøgelse viser, at danske virksomheder får alt for lidt ud af at anvende PowerPoint til forskellige møder. Selv om medarbejderne bruger megen tid på at forberede præsentationerne, bliver de generelt opfattet som kedelige - men det kan der laves om på ved at følge nogle få, enkle retningslinjer.

Danske medarbejdere bruger meget af deres tid på møder, og på halvdelen af alle møder anvendes PowerPoint. Det viser en ny, dansk undersøgelse, gennemført af Optimizers, blandt 200 ledere, projektledere, sælgere og marketingfolk i større, danske virksomheder. De adspurgte i undersøgelsen udarbejder som minimum en præsentation om ugen, og 70 procent bruger mere end en time per præsentation. Det svarer til, at 10 medarbejdere i gennemsnit bruger mindst 40 timer om måneden på PowerPoint. Undersøgelsen viser også, at præsentationerne ofte opleves som uinspirerede og overfyldte med information. De mange resurser, der ofres på præsentationerne, har altså ikke den tilsigtede effekt.

Manglende viden giver kedelige præsentationer
Helt konkret svarer tre ud af fire, at præsentationerne generelt kan blive langt bedre, og lidt over halvdelen af de adspurgte mener, at mange præsentationer er direkte kedelige. Måske hænger det sammen med, at langt de fleste - nemlig hele 72 procent af de adspurgte - er selvlærte, når det kommer til design af præsentationer. Når man tager i betragtning, hvor megen tid medarbejderne anvender på at lave (dårlige) præsentationer, er der her en oplagt mulighed for optimering i de danske virksomheder. Tallene fra undersøgelsen peger da også på, at der er rigtig gode muligheder for at udnytte medarbejdernes tid bedre. Hele 57 % af de adspurgte ønsker nemlig at blive bedre til at lave PowerPoint-præsentationer - men de ved ikke, hvordan man præsenterer budskaberne professionelt, enkelt og forståeligt.

Historien må ikke gå tabt
Vi anvender dagligt fortællingen som mundtlig genre, og vi er generelt gode til at dele historier med hinanden. Men i PowerPoint-præsentationer bliver fortælleformen nemt fakta orienteret - og så mangler vi krydderiet, som engagerer os. En god historie er bygget op, så der undervejs sker noget uventet og overraskende, som river os med. Det gør, at vi husker historien og kan genfortælle den til venner og kollegaer. Mål, strategier, planer og resultater, som blot fortælles og ikke sættes i relation til publikum, skaber ikke begejstring og dialog.
"Ligesom i reklamer er det i en PowerPoint-præsentation vigtigt, at der er et genkendeligt historiemønster. Virksomhederne bruger mange resurser på at fremstå professionelt - det gælder den visuelle identitet, web, design og markedsføring generelt - men når det kommer til fx salgsmødet, så knækker filmen ofte. Et nok så godt produkt drukner i en uinspireret præsentation, men sådan behøver det ikke at være," siger Christina Vasbo fra bureauet Powerpointdesign.

Sådan gør du din PowerPoint-præsentation spændende
Hun har 6 gode råd, som kan gøre din næste PowerPoint-præsentation mere fængende:

1. Klargør, hvad det egentlige formål med din præsentation er.
2. Kend din målgruppe så godt som muligt:
a. Hvem er de?
b. Hvad holder dem vågne om natten?
3. Tydeliggør, hvad du og dit publikum har tilfælles, og hvilken modstand du forventer, de har.
4. Hold præsentationen simpel med en gennemtænkt struktur - fx 1) situationen, 2) problemet, 3) løsningen.
5. Lad dine fakta indgå som en del af en historie.
6. Definer udbyttet for dit publikum - hvad får de med sig hjem?

Om Powerpointdesign
Bureauet afholder kurser i, hvordan man bedre præsenterer sine budskaber med billeder og illustrationer, og vejleder virksomheder i at optimere deres brug af PowerPoint. Det handler især om god historiefortælling, gennemtænkt struktur og brug af billeder, illustrationer og metaforer, som sætter publikum i fokus og skaber relationer til dem. Bureauet udarbejder også selv professionelle præsentationer med gennemslagskraft samt skabeloner med visuel identitet.

Relevant information

http://www.powerpointdesign.dk