08/12-09   -   Pressemeddelelse

Farligt at sætte medarbejderne til at rydde op i gamle filer

En ny undersøgelse fra storage-virksomheden Proact viser, at mange danske virksomheder sætter de ansatte til at rydde op i gamle filer, når pladsen på virksomhedernes netværk bliver for trang. Men når datamængderne stiger eksplosivt, øges samtidig risikoen for, at medarbejderne uforvarende kommer til at slette vigtige data ved en fejl. Et problem, der ifølge Proacts undersøgelse er udbredt herhjemme.

Når servere og netværk i danske virksomheder bliver fyldt op med data, kan man enten købe ekstra plads eller rydde op i gamle, inaktive filer. En ny undersøgelse fra storage-virksomheden Proact viser, at ud af 100 adspurgte i både offentlige og private organisationer svarer godt 48 %, at man sætter de ansatte til at rydde op i arbejdspladsens filmapper, når man er ved at løbe tør for plads. Det kan lyde uskyldigt, men ifølge Proact er det faktisk en rigtig dårlig idé at lade de ansatte tage oprydningstjansen.

"Vores undersøgelse viser, at det kun hos halvdelen af de adspurgte (55%) er IT-afdelingen, der træffer beslutning om datas vigtighed og prioritering mht. lagring. Sætter man i stedet medarbejdere til at rydde op i og slette gamle filer, opstår en alvorlig risiko for hovsaløsninger. Den enkelte medarbejder har nemlig ikke nødvendigvis overblik over, hvad det er vigtigt at gemme, hvordan og hvor. I værste fald kan det føre til meget alvorlige problemer for en virksomhed, hvor vigtige data i forhold til kontrakter eller anden dokumentation pludselig er væk", siger Carsten Egeberg, adm. dir. i Proact Danmark.

Proacts undersøgelse viser desuden, at kun lidt over halvdelen (59 %) af de adspurgte virksomheder og organisationer har en egentlig arkiveringspolitik. Uden en sådan har de ansatte kun deres egen mavefornemmelse at holde sig til, hvis de bliver sat til at rydde op i gamle filer på deres arbejdsplads. Og det er ikke kun risikoen for slettede data, virksomheder og organisationer står overfor.

"Manglen på en arkiveringspolitik kan også blive til frygt for at slette vigtige data. Visse medarbejdere tager i sådan en situation backup på egen hånd, hvilket øger risikoen for at miste kritiske data. Det er nemlig mere besværligt at tage backup, når man arbejder hjemme på sin bærbare, end når man er på selve arbejdspladsen. Og hvis medarbejderne kun tager lokal backup på deres bærbare, opstår risikoen for, at en del af virksomhedens data ligger rundt omkring på de ansattes bærbare - uden for virksomhedens kontrol og uden backup, siger Carsten Egeberg, adm. dir. i Proact Danmark.

Syv relevante spørgsmål til en arkiveringspolitik

Generelt anbefaler Proact virksomheder og organisationer at stille sig selv de følgende syv spørgsmål i forbindelse med etableringen af en arkiveringspolitik:

1 Klassifikationsregler - hvordan skal data klassificeres?
2 Bevaringstider - hvor længe skal data opbevares?
3 Kassationspolitik - hvordan og hvornår slettes data? Og af hvem?
4 Brugerrettigheder - hvem har adgang til hvad?
5 Hvor og hvordan skal data opbevares
6 Søgning - hvordan skal lagret information genfindes ?
7 Hvilke data er berørt af lovkrav (offentlige myndigheder, forsikringsselskaber, revision m.fl.)?

Baggrund for Proacts undersøgelse

Undersøgelsen er blevet gennemført af Proact i efteråret 2009 og omfattede i alt 100 interviews med it-chefer og it-ansvarlige i 50 tilfældigt udvalgte, private virksomheder med over 100 ansatte og 50 tilfældigt udvalgte statslige organisationer (ministerier og underliggende institutioner, kommuner og regioner).

For yderligere information, kontakt venligst:
Carsten Egeberg, adm. dir., Proact Danmark, tlf.: 32 71 30 41, mail: ceg@proact.dk
Thomas Kragh Hansen, PR kontakt, RelationsPeople, tel: 22 65 52 59, mail: tkh@relationspeople.dk

Om Proact
Proact er specialist i at håndtere, sikre og lagre store mængder forretningskritisk information. Som uafhængig integrator leverer vi konsulentydelser, support og systemer inden for storage og arkivering. Proact-koncernen har 315 medarbejdere i Danmark, Norge, Sverige, Finland, Estland, Letland, Litauen og Benelux-landene. Proact blev grundlagt i 1994 og moderselskabet IT Group AB har siden 1999 været noteret på OMX Nordiska Börs i Stockholm under symbolet PACT.
For yderligere information om Proact se venligst www.proact.dk.

Relevant information

http://www.proact.dk