14/04-11 - Pressemeddelelse

Kommunernes data overlevede kommunalreformen

Det er den væsentligste konklusion på det tilsyn med kommunernes bevaring af data og digitale dokumenter, som Statens Arkiver netop har afsluttet.

Kun fem kommuner er blevet indberettet til den relevante statsforvaltning for at have slette data, som skulle bevares for eftertiden, mens to kommuner har fået yderligere frist til at svare.

De fleste kommuner har også afgjort, hvilket arkiv, der skal modtage deres bevaringsværdige data og dokumenter og omkring en tredjedel af kommunerne fører en fortegnelse over deres bevaringsværdige systemer. Statens Arkiver har nu pålagt de resterende kommuner at udarbejde en tilsvarende fortegnelse, så der skaffes et landsdækkende overblik over, hvilke systemer med bevaringsværdige data, der findes i kommunerne, og hvornår data skal afleveres til offentligt arkiv.

Skærpet tilsyn har båret frugt
Rigsarkivar Asbjørn Hellum udtaler: "Mange kommuner har udført en god indsats og har styr på de bevaringsværdige data og digitale dokumenter. Så Statens Arkivers skærpede tilsyn med kommunerne i forbindelse med kommunalreformen har båret frugt."

Der er dog stadig grund til bekymring og til at fastholde fokus på de kommunale data. Kommunerne nøler i mange tilfælde med at fastsætte frister for, hvornår deres bevaringsværdige data og digitale dokumenter skal afleveres til offentligt arkiv.

"Vi er bekymrede over, at landets kommuner i høj grad udsætter at aflevere data og dokumenter navnlig fra deres ESDH-systemer til et offentligt arkiv", udtaler rigsarkivar Asbjørn Hellum. "Kommunerne har ofte sager og dokumenter i digital form, som allerede i dag kan være mere end 10 år gamle. Hvis de ligger i forældede formater, risikerer vi, at væsentlig historisk dokumentation går tabt."

Kommunernes stramme økonomi spiller ind
Forklaringen på det kommunale arkiveringsnøl er formentlig kommunernes stramme økonomi, hvor det er svært at argumentere for udgifter, der ikke umiddelbart er synlige for borgerne. Det får dog ikke Statens Arkiver til at vakle:

"Kommunerne står for en meget stor del af de offentlige udgifter og den borgernære service. Mange af de informationer, som kommunerne opsamler i forbindelse med deres virke vil være helt nødvendige for at forskerne også i fremtiden kan skrive danmarkshistorie", siger rigsarkivar Asbjørn Hellum.

Flere hundrede kommunale it-systemer, som indeholder bevaringsværdige data, har endnu ikke fået fastsat en frist for aflevering af en arkiveringsversion til offentligt arkiv. Statens Arkiver har nu bedt kommunerne om at fastsætte afleveringstidspunkter for data og dokumenter fra de systemer, hvor fristen mangler.

Læs afrapporteringen af tilsynet her: http://www.sa.dk/content/dk/for_kommunale_myndigheder/arkivmassige_hensyn/tilsyn_med_kommunernes_arkivalier

Yderligere information:
Rigsarkivar Asbjørn Hellum, tlf. 33 92 23 35, ahe@ra.sa.dk.
Chefkonsulent Jan Dalsten Sørensen, tlf. 33 92 23 82, jds@ra.sa.dk.