05/09-07 - Pressemeddelelse

Elektronik giver Roskilde Kommune store besparelser

Ved at skifte den gammeldags papirgang ud med elektronisk dokumenthåndtering sparer Roskilde Kommune hvert år hundredvis af arbejdstimer. Alene arbejdet med at sammensætte dagsordener til udvalgene er blevet reduceret fra fem mand-dage til mellem en halv og en hel dag. Dette skal ses i sammenhæng med, at administrationen på et typisk år skal fremstille ca. 150 dagsordener alene til de politiske udvalg. Opgaven kræver dermed mindst 600 færre arbejdsdage årligt end tidligere. Dertil kommer tidsbesparelser i forbindelse med udarbejdelse af dagsordener til Roskilde Kommunes øvrige udvalg, nævn og kommissioner.

Som den største kommune i Region Sjælland og som landets 13. største kommune har Roskilde en omfattende papirgang. Hver dag modtager kommunen ca. 600 breve og mails, som kan indeholde alt fra jobansøgninger til ansøgninger om byggetilladelser, og den tætte trafik har gjort det nødvendigt at satse på en effektiv håndtering af informationerne. Valget faldt på FICS Danmark, som siden 1990 har leveret elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) til offentlige og private virksomheder.

- Med 81.000 borgere og med 7000 ansatte i forvaltningen er der tale om mange sager hver eneste dag. Borgerne forventer naturligvis en hurtig og fyldestgørende sagsbehandling, og her får vi stor hjælp fra den elektroniske dokumenthåndtering, siger sekretariatschef Thomas Meyhoff Crone.
Et typisk sagsforløb kan se således ud:

· En borger sender en ansøgning i en sag, der kræver politikernes stillingtagen. Brevet bliver scannet af Post Danmark (Data Scanning), som via Roskilde Kommunes FICS-system sender indholdet direkte til den afdeling, der sidder med sagsområdet.

· De nødvendige standardoplysninger og formularer ligger allerede i systemet, og det betyder, at sagsbehandleren hurtigt kan hente de relevante oplysninger til sagen. Samtidig har sagsbehandleren adgang til information om sagsforløb og tidsfrister, så han let og hurtigt kan sende ansøgeren et fyldestgørende brev om kommunens proces og om den tid, der går, inden ansøgeren får svar.

· Sagsbehandleren udfylder herefter en skabelon til en dagsordensindstilling med de nødvendige uddrag af ansøgningen. De relevante bilag er vedlagt. Når skabelonen er udfyldt, ligger den automatisk i et særligt Dagsorden-afsnit under det pågældende politiske møde. Når den endelige dagsorden skal formuleres til politikerne, er der således tale om en enkel proces, fordi personalet ikke skal rundt i papirsagerne og hente de enkelte bilag - de ligger nemlig allerede i sagen.

· Under den politiske behandling skriver sekretæren beslutningen ind i Dagsorden-afsnit, og ved godkendelsen af dagsordenen ryger beslutningen automatisk tilbage til sagsbehandleren, som derefter kan give ansøgeren besked. Dagsordensmedarbejderen afslutter processen med at publicere dagsordenen, og det betyder, at alle åbne sager automatisk offentliggøres på kommunens hjemmeside.

I øjeblikket har Roskilde Kommune mellem 800 og 900 brugere af FICS, og tallet er på vej op. Senere skal bl.a. også børneinstitutioner, skoler og plejehjem benytte systemet. Allerede nu er brandvæsenet og biblioteket koblet på.

FICS Danmark var leverandør til det nu nedlagte Roskilde Amt og var inde i billedet som leverandør til Ramsø Kommune, før kommunen blev en del af den nye Roskilde Kommune. Da de daværende Roskilde og og Gundsø kommuner stod foran udskiftning af deres systemer, faldt den nye storkommunes valg naturligt på FICS.
I forbindelse med aftalen mellem FICS og Roskilde Kommune deltager kommunen i et projektsamarbejde med FICS med henblik på at videreudvikle snitflader til KMDs fagsystemer. FICS og KMD har indgået en samarbejdsaftale, som netop skal sikre, at de to leverandørers systemer kan snakke sammen. KMD (der tidligere hed Kommunedata) er leverandør af centrale systemer til næsten alle landets kommuner.