26/05-05   -   Pressemeddelelse

Dansk erhvervsliv spilder millioner af timer på ineffektive arbejdsgange i økonomiafdelingerne

Dansk erhvervsliv spilder millioner af timer på ineffektive arbejdsgange i økonomiafdelingerne

På trods af, at alle større danske virksomheder forlængst har anskaffet moderne ERP- og økonomisystemer og i stort omfang modtager elektroniske fakturaer fra deres leverandører, så foregår arbejdet med at registrere, kontrollere, godkende og arkivere fakturaerne stadig manuelt i langt de fleste virksomheder.

Dette koster det private erhvervsliv i Danmark milliarder af kroner hvert år. En undersøgelse, der er lavet på initiativ af det finske softwarehus BasWare, viser nemlig, at større virksomheder i gennemsnit bruger ca. 1½ times manuelt arbejde på at behandle en ganske almindelig faktura, regnet fra den er modtaget, til den er kontrolleret og godkendt, registreret i ERP-systemet, sendt til betaling og arkiveret.

Hvis man automatiserer hele fakturahåndteringsprocessen fra start til slut, bliver tidsforbruget i gennemsnit reduceret til kun en ½ times arbejde, viser undersøgelsen. En virksomhed med 10.000 fakturaer årligt, kan således spare 10.000 løntimer årligt, dvs. mindst 2 mio. kroner.

Finske Finnair har for nylig offentliggjort, at de hvert år sparer 1 mio. €, eller ca. 7.5 mio. kr., med en sådan løsning!

Undersøgelsen er foretaget i Finland i finske virksomheder. Men product manager Jesper Holm Pedersen fra BasWare i Danmark er overbevist om, at forholdene ikke er markant anderledes i danske virksomheder - og heller ikke i den offentlige sektor:

"Jeg har besøgt mange danske virksomheder og organisationer for at kigge deres fakturahåndteringsproces efter i sømmene, og med få undtagelser er billedet det samme som i Finland: Når en virksomhed modtager en faktura fra en leverandør, selvom den er modtaget i et elektronisk format, fx som EDIFACT eller XML, så er det starten på en godkendelsesproces, der i altovervejende grad er manuel."

Nogle steder printer man oven i købet den elektroniske faktura ud på papir. Andre steder bruger man e-mail. Men alle steder er det næste skridt, at identificere de personer, der skal kontrollere, at de varer eller tjenesteydelser, der står på fakturaen, ér leveret, og at beløbene er korrekte. Derefter bliver fakturaen sendt videre til de relevante medarbejdere, der kan gå ind i ERP-systemet og finde evt. indkøbsordrer for at sammenligne mængder og priser. Hvis der ikke er overensstemmelse, sættes en undtagelsesprocedure i gang. Såfremt der er overensstemmelse, sendes fakturaen til registrering i bogholderiet, og til sidst sendes beløbet til betaling, og fakturaen arkiveres i et fysisk arkiv eller elektronisk arkiv.

"Så besværligt foregår det i mange danske virksomheder, og jo større de er, jo mere tidskrævende er det," konstaterer Jesper Holm Pedersen fra BasWare, der har specialiseret sig i at udvikle it-værktøjer, der, udover at håndtere fakturaer elektronisk, automatiserer og optimerer hele processen og tilmed binder fakturagodkendelsen tæt sammen med indkøbssystemet.

Effekten af en sådan automatisering af indkøbs- og fakturahåndteringsprocesssen er først og fremmest en kraftig reduktion af tidsforbruget for de medarbejdere, der håndterer fakturaer. Endvidere får virksomheden den vigtige sidegevinst, at man får et langt bedre overblik samt fuld kontrol over den enkelte faktura: Hvor langt i godkendelsesprocessen er den nået? og hvor store udestående beløb indeholder de ikke-godkendte fakturaer? - og så videre.

Den samlede gevinst ved at investere i en BasWare-løsning er i de fleste tilfælde så stor, at investeringen er tjent hjem på ca. 1 år, viser erfaringerne fra en række danske kunder, som SAS Institute, NKT Cables og COWI.

Der er derfor al mulig grund til, at danske virksomheder begynder at interessere sig for disse meget store rationaliseringsgevinster. Det gælder også hele den offentlige sektor, som fx kommuner og sygehuse, påpeger Jesper Holm Pedersen:

"Mange danske virksomheder får allerede deres fakturaer via EDIFACT, og i den offentlige sektor siden begyndelsen af dette år via OIOXML, også kaldet e-faktura, hvilket er et skridt i den rigtige retning. Dette bør dog ses som det første trin i en langt større rationaliseringsproces, som omfatter alle arbejdsgange fra initiering af en indkøbsordre til betaling af fakturaen."

Flere oplysninger, inklusiv evt præsentation af den finske undersøgelse eller henvisninger til danske BasWare-kunder, kontakt:

Jesper Holm Pedersen, BasWare Danmark, telefon 48 40 05 70

Relevant information

http://www.basware.dk