21/06-05 - Pressemeddelelse

Det offentlige er foran med it til fakturabehandling

Den offentlige sektor er kommet foran den private sektor med it til fakturabehandling

Der er ikke ret mange områder, hvor den offentlige sektor i Danmark kan bryste sig af at være kommet længere med anvendelse af it end i de større private virksomheder. Men det kan den når det gælder fakturabehandlingen - i hvert fald for amternes og kommunernes vedkommende.

Det viser en undersøgelse, som Økonomistyrelsen netop har gennemført, som en opfølgning på indførelsen fra 1. februar af e-faktura i hele den offentlige sektor i Danmark. Undersøgelsen findes her: http://www.oes.dk/sw27752.asp

E-faktura-kravet betyder, at alle leverandører til den offentlige sektor ikke længere må sende deres fakturaer på papir, men skal gøre det i elektronisk format.

Samtlige offentlige instanser i Danmark, fra kommuner til ministerier, havde derfor per 1. februar 2005 oprettet en elektronisk postkasse til modtagelse af fakturaer.

Men Økonomistyrelsens undersøgelse viser, at man mange steder er kommet meget længere med automatiseringen af fakturabehandlingen. Således har hele 77 % af amterne og kommunerne etableret et system til fuld elektronisk godkendelse af fakturaerne. Det vil sige, at hele processen med at kontrollere og godkende de modtagne fakturaer nu foregår fuldt elektronisk. Der er dermed ikke længere nogen manuelle - det vil sige papirbaserede - arbejdsgange i kontrol- og godkendel-sesprocessen, og det betyder ikke blot, at godkendelsen går hurtigere, der bliver også brugt langt mindre arbejdstid på det.

Økonomistyrelsen har ikke offentliggjort tal for de statslige instanser og, naturligt nok, heller ikke for de private virksomheder.

Men softwarefirmaet BasWare, der udvikler it-værktøjer til at håndtere fakturaer elektronisk, har netop gennemført en spørgeskemaundersøgelse, der viser, at højst 50 % af de større danske virksomheder har indført elektroniske arbejdsgange i fakturagodkendelsen. Procent-andelen i de små og mellemstore danske virksomheder er betydeligt lavere end dette.

De danske amter og kommuner er således på dette område kommet et godt stykke foran det private erhvervsliv.

Store tidsbesparelser til det offentlige

At man i det offentlige kan høste store tidsbesparelser og andre gevinster ved automatisering af fakturahåndteringen er blandt andet dokumenteret på Sønderborg Sygehus, hvor man i år 2004 behandlede 30.000 fakturaer manuelt.

Her har man nu i stedet fået en meget avanceret it-løsning fra BasWare, hvor leverandør-fakturaerne helt automatisk sendes videre til de personer, der dels skal godkende, at varerne er leveret og godkende, at beløbene på fakturaen er korrekte, og at fakturaen derfor kan sendes til betaling.

Det er ellers foregået manuelt, ved at papirfakturaerne er blevet sendt rundt på sygehuset i cirkulationskuverter. Men nu sker det med e-mails med den modtagne faktura i, og det foregår helt automatisk, styret af EAN-numrene, uden menneskelig indgriben, så en hel masse manuelle arbejdsgange nu er væk.

Resultatet er en lang række gevinster, både decentralt og centralt, fortæller Bo Andersen, der er økonomidirektør på det store sygehus:

"Med denne løsning har vi for det første elimineret en hel række manuelle rutiner og skåret ned på mængden af intern post og på papirbunkerne, og det er folk ude i afdelingerne utroligt glade for.
Og fordi alle fakturaerne nu bliver lagret elektronisk, så har vi - forhåbentligt - også sat en stopper for, at man lokalt har fotokopieret fakturaerne og arkiveret dem i ringbind, af frygt for, at de blev væk i det store system."

"Men løsningen har også givet en række vigtige gevinster til min egen afdeling. For nu har vi altid fuldstændigt overblik over, hvor mange fakturaer, med hvor store beløb, der er ´ude at svømme´; og hvis der er nogle fakturaer, der hænger fast i systemet og ikke er kommet retur i rette tid, så opdager vi det, og kan gøre noget ved det, fordi vi nu ved, hvor sagen er. Så der er ikke længere nogen fakturaer, der bliver glemt; der er heller ikke nogen, der bliver betalt for sent; og her i økonomiafdelingen får vi ikke længere ved årsafslutningen ubehagelige overraskelser over størrelsen på de udestående fordringer. Så systemet har på den måde forbedret hele vores økonomistyring."

Flere oplysninger om elektronisk fakturabehandling på Sønderborg Sygehus, kontakt:
Bo Andersen - der fornylig er flyttet til Haderslev Sygehus med telefon: 88 83 42 11.

Flere oplysninger om perspektiverne i elektronisk styring af indkøbs- og betalingsprocesserne:
Jesper Holm Pedersen, BasWare Danmark telefon 48 40 05 70