03/08-15   -   Pressemeddelelse

Simpelt it-system sparer boligforening for millioner

Boligforeningen AAB i Aarhus har investeret i et nyt it-system, som gør det enkelt for boligforeninger og andre kommunale forvaltninger at leve op til krav om digitalisering af offentligt byggeri.

AAB er den ældste boligforening i Aarhus, men organisationen hænger på ingen måde fast i fortiden. Selskabet, der administrerer 8500 almene boliger, har netop implementeret et nyt it-system, der forenkler styringen af udbud i forbindelse med komplekse byggeprojekter. Systemet hedder simplySO Tender og opfylder alle krav opstillet i den såkaldte IKT-bekendtgørelse, der siden 2013 har omfattet kommunerne. Bekendtgørelsen stiller en række krav om digitalisering af alle kommunale byggesager, herunder også de almene boligforeningers byggeprojekter, til en værdi over 20 millioner kroner. Byggesagerne skal blandt andet i digitalt udbud og tilbud med det mål at effektivisere, systematisere og dokumentere de løbende udviklinger fra de første nabohøringer til byggeriet står færdigt. Implementeringen af it-systemer, der kan leve op til disse IKT-krav, har dog i flere tilfælde vist sig at være en bekostelig affære, men en aarhusiansk boligforening mener at have fundet den optimale løsning.

Let og effektivt system
63-årige Arne Tollaksen er projektdirektør i AAB og var med til at indføre EDB i boligforeningen helt tilbage i 1976. Han har siden da været bannerfører for driftsbesparelser gennem intelligente it-løsninger. I dag interagerer 15 forskellige it-systemer hos AAB, og de bliver alle flettet endnu tættere sammen med det nye simplySO Tender. Ifølge Arne Tollaksen kan AAB netop på grund af effektiv drift tilbyde en lavere husleje end mange sammenlignelige boligforeninger Han forklarer baggrunden for investeringen i det nye system.

- Jeg ledte efter et alternativ til de kæmpestore og dyre it-programmer. Et produkt, der gør det let for os at leve op til de nye IKT-regler. Det har jeg i høj grad fundet. De penge, vi har brugt på dette produkt, er allerede sparet efter blot ét stort byggeprojekt, fordi prisstrukturen er helt anderledes end konkurrenternes. Det handler i bund og grund om at optimere bygningsdriften, lette personalets arbejde og i sidste ende lave en effektiv boligforening til gavn for lejerne, mener Arne Tollaksen.

Han pointerer, at AAB ikke kun vil bruge systemet til byggesager, hvor IKT-kravene gør sig gældende, men også til boligforeningens mange mindre vedligeholdelsesopgaver, som årligt har en værdi af 80 millioner kroner. Simpelthen fordi, det er en enkel måde at indhente tilbud fra potentielle leverandører.

Styrke i tilgængelighed
Arne Tollaksen glæder sig til for alvor at komme i gang med det digitale byggeri, for selvom IKT-bekendtgørelsen har været i kraft i snart to år, er det først nu at AAB står over for et byggeprojekt til over 20 millioner kroner. Han er sikker på, at han har valgt et brugbart redskab til digitaliseringen af byggeprojekterne.

- Systemets styrke ligger især i dets tilgængelighed. Hvad nytte gør en stort it-løsning, hvis ingen på kontoret kan finde ud af at bruge det? Med dette forvirres og skræmmes brugerne ikke af en masse funktioner, vi slet ikke har brug for, mener Arne Tollaksen, der også sætter pris på sikkerheden i det nye system.

- Vi har data helt tilbage fra midt i halvfjerdserne og frem til nu, som vi passer rigtig godt på. Med dette system bliver al data liggende præcis der, hvor det altid har gjort. Intet bliver flyttet over til en ny server, og det giver en god sikkerhed både for mig og for alle vores kunder, mener Arne Tollaksen.

FAKTA:
simplySO er en forholdsvis ny spiller på markedet for projektstyringsprogrammer, men idemanden bag virksomheden, CEO Lars Damtoft, har udviklet it-systemer i over 30 år. simplySO Tender fungerer som et brugervenligt lag oven på Microsoft SharePoint, som mange virksomheder i forvejen bruger til at dele filer og kommunikere med. simplySO Tender adskiller sig fra konkurrenterne ved navigere uden om de til tider firkantede regler, SharePoint opstiller, og ved at beholde hver eneste datafil i dens oprindelige placering. Vigtigst af alt lever systemet op til sit navn og er utroligt simpelt at bruge for selv den mest teknologiforskrækkede medarbejder.