17/04-12 - Pressemeddelelse

Vigtigt at fokusere rigtigt på Shared Service for at score gevinsten

En lang række virksomheder har de senere år gennemført shared service, men erfaringer og resultat er vidt forskellige. Shared Service betyder typisk at interne funktioner (f.eks. økonomi og administrative områder) samles ét sted i landet, europæisk eller globalt fordi det kan give en række fordele, ikke mindst økonomisk. Men hvis shared service besluttes på et forkert grundlag og/eller ikke gennemføres optimalt er det rigtig dyrt for virksomheden og har kostet en række medarbejdere jobbet forgæves.

En interview undersøgelse foretaget i en række større virksomheders topledelser viser at der er grund til ekstra opmærksomhed på en række faktorer, der er helt afgørende for succes eller fiasko ved etablering af shared service. Undersøgelsen er gennemført af Kim Paasche, der er direktør i konsulentvirksomheden Coach'n Move som rådgiver virksomheder, når større forandringer skal gennemføres. "Der er nogle helt klare fællesnævnere for succesfuld etablering af shared service:"

- Beslutningsgrundlaget skal være realistisk (optimismen løber ofte af med topledelsen, måske inspireret af et konsulenthus der udarbejder business casen)
- Shared service etableres bedst internt og dermed fuldt integreret i virksomheden og dens kultur.
- Hvis shared service etableres eksternt bør der aftales gensidige KPI'er og sættes stærk fokus på hvad der kan kræves af egen organisation både under etablering og senere under drift
- Der skal være 100% styr på egne processer inden overgang til shared service - svage processer vender retur som problemer.
- Hellere flere steps end et enkelt "big-bang". Aftal vilkår for at udtræde stepvis.
- Organisationen skal involveres og der skal lyttes til kritiske behov for at justere tidsplanen - herunder hvornår evt. nedskæringer kan gennemføres (ved en presset implementering er reduktioner udført og ressourcer samt viden ikke til stede med stor frustration i organisationen til følge).

Kim Paasche fastslår at "selv større virksomheder der har etableret shared service med succes erkender at det var langt mere kompliceret end forventet. Det er helt afgørende at beslutningsgrundlaget og dermed også projektplanen er vurderet kritisk med operationelle øjne. Når vi hjælper virksomhederne kan vi se at det er et område som ofte nedprioriteres og som de store konsulenthuses konsulenter sjældent kan dække."

Martin Ernst, der er Ekstern Lektor på It-Universitet (ITU) og underviser i effektiv brug af business cases og projektstyring samt partner i virksomheden 1stroke er enig: "Det er helt afgørende at change management projekter, og ikke mindst shared service projekter, er realistiske og forankret hos de nøglespillere, der skal gennemføre ændringen. Herunder at der er styr på de processer, der ønskes overdraget samt modtaget.

Der er en potentiel konflikt mellem ønsket om at "sælge" business casen til virksomhedens ledelse når beslutningen skal tages, kontra behovet for at nå det forventede resultat efter gennemførelsen af projektet. Det kræver at virksomheden er opmærksom på konflikten, på organisationen, kommunikationen og at ressourcerne på projektet har de rigtige kompetencer."

"Det har overrasket at flere virksomheder erkender at grundlaget for beslutningen ikke holdt. Det er jo voldsomme ting der sættes i gang i organisationen og ofte med afskedigelser som en af konsekvenserne. Hvis det positive resultat udebliver på bundlinjen har det medført interne frustrationer, måske tab af en række nøglepersoner, samt haft store konsekvenser for de afskedigede medarbejdere på et uheldigt grundlag. Så der er god grund til at holde realismen i hævd fra start til slut og til at sørge for at organisationen reelt arbejder positivt med på projektet undervejs" afslutter direktør Kim Paasche fra Coach'n Move.

###

Kim Paasche er på 10. år indehaver af Coach'n Move der rådgiver virksomheder om organisationsudvikling og ledelse.
Kim Paasche har en baggrund som HR Direktør hos Accenture, FLS, Rockwool og Dyrup.