17/12-13   -   Pressemeddelelse

Scandinavian Tobacco Group i Assens siger farvel til papirfakturaer med MW Invoice Workflow fra MW data

Scandinavian Tobacco Group i Assens har opnået en række helt konkrete resultater med overgangen til elektronisk fakturahåndtering. I forbindelse med implementeringen af Microsoft Dynamics AX 2009 i Scandinavian Tobacco Group A/S Assens var MW Invoice Workflow et oplagt valg, eftersom modulet er 100% integreret i Dynamics AX.

Malene Terp, Regnskabschef hos Scandinavian Tobacco Group Assens A/S er meget tilfreds med virksomhedens overgang til automatisk fakturahåndtering og fakturascanning og med MW Invoice Workflow-modulet til Microsoft Dynamics AX:

"MW Invoice Workflow lever fuldt ud op vores forventninger. Vi har nu mulighed for hurtigere at afslutte et mere retvisende månedsregnskab, da MW Invoice Workflow skaber større overblik og gennemsigtighed for både godkender og regnskabsafdelingen. Vi har opnået en større effektivitet i organisationen og det har frigjort ressourcer."

Scandinavian tobacco groups udfordringer inden skiftet til mw invoice workflow

Inden virksomhedens implementering af MW Invoice Workflow modtog Scandinavian Tobacco Group i Assens årligt omkring 14.000 papirfakturaer med posten. Disse blev sorteret manuelt og via dueslag distribueret videre til henholdsvis første og anden godkender, inden de igen endte i bogholderiet til bogføring. Der kunne gå lang tid, fra en faktura blev modtaget, til den kunne bogføres, og betalingsfrister blev ofte overskredet.

Først efter den endelige bogføring kunne bogholderiet danne sig et overblik over det faktiske likviditetsbehov.

Scandinavian Tobacco Group i Assens havde brug for en moderne løsning til håndtering, registrering og godkendelse af de mange fakturaer gennem automatisering og elektroniske workflows.

MW invoice workflow til Microsoft Dynamics AX var løsningen

I forbindelse med implementeringen af Microsoft Dynamics AX 2009 i Scandinavian Tobacco Group A/S Assens var MW Invoice Workflow et oplagt valg, eftersom modulet er 100% integreret i Dynamics AX.

Fakturabehandlingssystemet blev implementeret i et tempo, der var afpasset bogholderiet, da ønsket om at have god tid til at instruere brugerne og få styr på de nye rutiner var i højsædet.

I dag modtager Scandinavian Tobacco Group i Assens langt de fleste fakturaer elektronisk. De få papirfakturaer, der er tilbage, scannes ind i systemet allerede på modtagelsesdagen. Når bogholderiet har kontrolleret, at alle informationer er ok, gives via systemet besked til godkenderne, som tilføjer kontooplysninger og godkender med et enkelt klik via Dynamics AX.

Det opnåede resultat med MW invoice workflow

STG i Assens har opnået en række helt konkrete resultater med overgangen til elektronisk fakturahåndtering:

· Brugervenligt system, som skaber større overblik over egne godkendte fakturaer
· Større gennemsigtighed og effektivitet omkring forecast og budgetlægning
· Fuldt overblik over likviditeten og et retvisende billede af månedsregnskabet
· Velfungerende, automatiserede godkendelses-workflows
· Større sikkerhed for, at betalingsfristerne overholdes
· Mulighed for at tilgå systemet og fakturaerne via en webportal
· Leverandørerne sparer tid og omkostninger ved at kunne fremsende deres fakturaer elektronisk
· Virksomhedens moderne profil understøttes af den automatiske fakturahåndtering

Ifølge regnskabschef Malene Terp har MW Invoice Workflow samtidig frigjort ressourcer og givet større overblik - ikke kun i bogholderiet - og samarbejdet med MW data har været godt:

"Det daglige overblik, som Invoice Workflow giver over indgåede fakturaer, den enkelte fakturas godkendelsesproces samt likviditetsbehovet skaber en fortrolighed hos medarbejderne, som gør, at vi kan have fokus på, at fakturahåndteringen bliver så effektiv som muligt. Vi arbejder ikke længere så meget over, og der er bedre tid til at afspadsere. Samtidig giver den bedre fakturaproces frigjorte ressourcer. Dette gælder for hele organisationen.

Også hvad angår den efterfølgende support, er vi godt tilfredse. Vi kender jo de personer, som har været involveret i projektet, og de er lette at komme i kontakt med. Jeg synes, at vi har et virkelig fint samarbejde med MW data."

Scandinavian tobacco group - om virksomheden

Scandinavian Tobacco Group er verdens største producent af cigarer og pibetobak. Inden for rulletobak har virksomheden en stærk markedsposition i Skandinavien og USA.

Scandinavian Tobacco Group har 9.500 ansatte i bl.a. den Dominikanske Republik, Honduras, Nicaragua, Indonesien, Europa, Australien, Canada og USA. I Danmark har virksomheden 500 ansatte på sit hovedsæde i Søborg og på sine fabrikker i Nykøbing Falster, Holstebro og Assens.