22/10-13   -   Pressemeddelelse

Vi gør det, som vi selv er bedst til!

Atea er nordens største leverandør af IT-infrastruktur og selv eksperter i outsourcing. De er netop i gang med en proces, hvor de har outsourcet deres lønfunktion til nordiske Visma. Teknologiskift og optimering af processer skal sikre en mere effektiv og korrekt lønhåndtering

Når man selv er ekspert i outsourcing, har man automatisk et konstant fokus på optimering af processer. Et af IT-virksomheden Ateas strategiske initiativer er Operational Excellence, hvor alle enheder ser sig selv efter i sømmene for at se på, hvordan man kan gøre tingene bedre og mere effektivt.

Også i People Services, hvor lønfunktionen var placeret, gik man i gang med at se på, om der var noget, der kunne sikre en mere smidig arbejdsgang.

- Atea er i konstant vækst, såvel organisk som gennem opkøb. Når vi får nye kolleger ved at hele virksomheder kommer ind i organisationen, skal vi som regel igennem en proces, hvor vi skal tilpasse overenskomstkoder og løndata til vores eksisterende system, fortæller Anne-Marie Tørnes-Hansen, der er afdelingsleder i Atea People Services.

Business Casen

- Ethvert system kræver løbende tilretninger, og på et tidspunkt bør man stoppe op og se på, om den teknologiske platform er optimal til behovet. Det gjorde vi i forhold til vores lønsystem og måtte erkende, at tiden var løbet fra det. Derfor begyndte vi at opstille en business case, hvor vi både indregnede et teknologiskift, implementering og efterfølgende optimering af processer.

- Over for dét stillede vi et scenarie, hvor vi outsourcede til en ekstern samarbejdspartner, som havde et system, der kunne løse opgaven efter datakonvertering og som havde håndtering af en lønfunktion som sin kernekompetence. Business Casen viste, at der inden for tre år var et millionbeløb at hente, konstaterer Anne-Marie Tørnes-Hansen.

Efter en markedsscreening faldt valget på den ligeledes nordiske koncern Visma, der har årelang erfaring med håndtering af regnskabsfunktion, HR-opgaver og lønbogholderi både internt hos kunderne og som en outsourcet funktion.

Medarbejderne fulgte med

- Vi kunne se, at de tre eksisterende medarbejdere i Ateas lønbogholderi var rigtig dygtige og kompetente folk, som vi skulle overtage, og to valgte at følge med. De kender jo Atea indefra og kommer med vigtig viden, og hos os har de så fået en række nye kolleger, der har erfaring med EPOS lønsystemt, som Atea skal over på. Kombinationen har gjort, at overgangen i de seneste måneder er gået over al forventning, fortæller senior manager Charlotte M. Petersen fra Visma Services Danmark A/S.

- Vi har etableret en hotline for Atea på både mail og telefon, så alle medarbejdere har som hidtil mulighed for at stille spørgsmål omkring løn. Indrapporteringer og henvendelser sker derfor som hidtil, fortæller Charlotte M. Petersen, som dermed har kunnet sikre "business as usual" for Ateas medarbejdere.

Forbedret rapportering og bedre overblik

For lederne og den øverste ledelse er der derimod ikke tale om business as usual, når systemet er implementeret henover efteråret.

- Med teknologiskiftet får vi mulighed for bedre rapportering og performanceevalueringer, fortæller Anne-Marie Tørnes-Hansen, der også ser frem til at kunne fokusere mere på udvikling inden for HR-området, når det forbedrede overblik på nøgletal er etableret.

- Vores to tidligere lønmedarbejdere sidder nu i et stærkt fagligt miljø med mange kolleger, der udelukkende arbejder inden for det felt, som de tidligere var de eneste inden for. Derudover bliver de ikke fanget af andre driftsopgaver inden for HR og de kan koncentrere sig 100% om at optimere lønhåndteringen. Vi kan allerede nu se, at de kommer med gode råd og idéer til os, fordi de ved, hvad vi hos Atea har brug for, og nu har de både teknologi og kompetencer omkring sig til at omsætte det til værdi for os. Det er fuldstændig analogt til det, vi selv gør hos vores kunder i forbindelse med outsourcing af IT inden for vores felt, fastslår Anne-Marie Tørnes-Hansen.

Implementeringsprocessen

- Da beslutningen var taget om at outsource, sad vi hos Atea i maj og juni for at kunne se datahåndteringen og forstå de eksisterende processer. I løbet af juli og august har vi så i fællesskab foretaget en række oprydninger i lønkoder og data, så vi her i efteråret er klar til helt at overføre Atea på det nye system, fortæller Charlotte M. Petersen fra Visma.

Visma håndterer løn for flere end 600 virksomheder i Danmark. Atea hører til blandt de større kunder, men Charlotte M. Petersen understreger, at selvom alle virksomheder er forskellige, så er der typisk gevinst ved outsourcing af løn, regnskab og HR allerede ved 200 medarbejdere og opefter. Det er et spørgsmål om i hvert tilfælde at sammensætte den rigtige løsning.

Om Visma Services Danmark A/S

· Visma er Nordens førende leverandør inden for outsourcing af HR-, løn-, økonomifunktionen samt inkasso og forretningskritiske it-løsninger.
· Kunderne er såvel små enkeltmandsvirksomheder som mellemstore og helt store virksomheder inden for både den private og offentlige sektor.
· Vismas løsninger effektiviserer arbejdsprocesserne og gør virksomhederne mere konkurrencedygtige.
· I Danmark har Visma flere end 400 medarbejdere fordelt på kontorer i Herlev, Kolding, Lyngby og Odense. På nordisk plan beskæftiger Visma flere end 5.300 ansatte og omsatte i 2012 for godt 5,7 mia. NOK.


Om Atea-koncernen

· Atea er markedsledende på sit felt, og er den anden største it-infrastrukturleverandør i Europa.
· Forretningsområderne er: Rådgivning og projektledelse, Netværk og kabling, Datacenter løsninger, It service management, Klientløsninger, Print og kopi, Sikkerhed, Outsourcing, Salg af hardware, software og supplies samt Uddannelse
· Virksomheden er repræsenteret i 7 lande i Norden og Baltikum og beskæftiger omkring 6.500 medarbejdere.
· I Danmark beskæftiger Atea næsten 1.500 medarbejdere og har en stærk lokal tilstedeværelse med afdelinger fordelt over hele landet.

Relevant information

Atea
https://www.atea.dk/

Regnskabsfunktion, HR-opgaver og lønadministration
https://www.azets.dk/outsourcing/

Azets Insight A/S
https://www.azets.dk