03/12-14   -   Pressemeddelelse

Outsourcing af regnskabsfunktionen var nemmere end at skifte telefonsystem

Udsigterne til investering i et nyt økonomisystem til op mod en halv million, behov for en ekstra medarbejder og varslet pensionering af en af virksomhedens nøglepersoner satte tankerne i gang hos et af landets førende rekrutterings- og vikarbureauer. Efter grundige overvejelser valgte Assistances ledelse at outsource virksomhedens løn- og regnskabsfunktion til Visma Services Danmark A/S

På under 15 år er Assistance Personaleservice a/s blevet et af Danmark største rekrutterings- og vikarbureauer. Den familieejede virksomhed omsætter i dag for mere end 100 millioner kroner og beskæftiger flere end 40 medarbejdere.
- Vores kunder findes såvel i den offentlige som i den private sektor, og som konkurrenceparameter over for både kunder og vikarer, fokuserer vi på kvalitet i opgaveløsningerne kombineret med en ekstrem høj grad af kundeservice som det gennemgående mantra i hele virksomheden, fortæller adm. direktør Sysser Bjørnstrup, der sammen med underdirektør Christian K. Sørensen har overtaget ledelsen efter Syssers mor og Christians stedmor, der grundlagde virksomheden i 2000.

Og grundlæggeren er ikke hvem som helst. For de fleste ledere og HR-ansvarlige vil navnet Aase Hagemann givetvis virke bekendt. Når man så tilføjer firmanavne som Manpower, Attention, Adecco og endelig Assistance, så har man et godt indblik i grundlæggerens fingeraftryk på den danske vikar- og rekrutterings¬branche, som Aase Hagemann har været en af pionéerne og nøglepersonerne i gennem tæt ved 40 år.

Vækstens klassiske korsvej
Når en virksomhed har vokseværk er der typisk to steder, hvor ledelsen på et tidspunkt står ved en korsvej: Tilpasning af organisationen til opgaverne samt opgradering af IT-systemerne, der understøtter forretningen. Sådan en korsvej dukkede langsomt men sikkert op i Assistances synsfelt i foråret 2014.
- Vores mangeårige og dygtige regnskabschef meddelte os, at han inden for en overskuelig periode gerne ville forlade arbejdsmarkedet. Samtidig stod regnskabsfunktionen for at skulle udvide med en ekstra medarbejder på grund af øget aktivitet hos kunderne. Og endelig trængte vores regnskabssystem til en afløser, fortæller Christian K. Sørensen.
 De tre elementer kom inden for kort tid og satte en række tanker i gang omkring regnskabsfunktionen. Men for at få et større perspektiv på overvejelserne zoomede vi endnu længere ud og stillede os selv spørgsmålet om, hvad vores kerneforretning egentlig er? Det gav os anledning til at opstille en business case med forskellige scenarier og overvejelser, supplerer Sysser Bjørnstrup.

Service er en kerneydelse
Assistance lever af virksomhedens service og de faglige kompetencer hos de vikarer og medarbejdere, der løser opgaver ude hos virksomhedens kunder. Derfor var det væsentligt for Assistances ledelse, at virksomhedens vikarer og konsulenter ikke ville mærke, at økonomifunktionen blev outsourcet.

- Ligesom alle virksomheder lever vi af vores kunder. De skal opleve os som de mest professionelle i markedet. Derfor er det vigtigt at kunne tiltrække de dygtigste og mest servicemindede medarbejdere og vikarer. De er vores ansigt udadtil og vores kerneprodukt. Vi er så super servicemindede, at vi jo ikke kan outsource til nogen, der ikke er det, fastslår Sysser Bjørnstrup.

- Der er en dokumenteret adfærdsmæssig forskel mellem konsulenter og bogholdere. Det er derfor vigtigt, at vores vikarer bliver mødt med samme service og fleksibilitet i baglandet, som de selv giver i deres arbejde, supplerer Christian K. Sørensen som et eksempel på de overvejelser, der blev gjort henover sommeren.

Business Casen pegede på outsourcing
Den strategiske konklusion pegede entydigt på at finde en ekstern samarbejdspartner, der havde både IT-systemer og en kompetent organisation til at håndtere opgaverne. Altså en 100% outsourcing af regnskabs- og lønfunktionen.

Det var imidlertid ikke kun et spørgsmål om økonomi, men også et spørgsmål om kemi og kultur.
- Hos Assistance kommer mennesker først. Et af de forhold, vi lagde kraftigt vægt på, var derfor også, at der blev taget godt hånd om vores dygtige og værdsatte medarbejdere, når tiden kom for at overdrage afdelingen til en samarbejdspartner, fortæller Sysser Bjørnstrup, der selv er mor til tre og derfor har et veludviklet omsorgsgén.

Valget faldt på Visma
Efter sonderinger og forhandlinger med forskellige parter faldt valget på nordiske Visma, der med 400 medarbejdere i Danmark er en af de toneangivende spillere i markedet.
- Vismas ledelse og repræsentanter udviste klarhed i forhandlingerne om, hvordan de ville håndtere opgaven ikke alene fagligt, men også menneskeligt. Det har betydet meget for stemningen i organisationen, at vi har fået den menneskelige del med. Vores medarbejdere skal behandles godt, og derfor var det også vigtigt, at vide, at de er kommet et godt sted hen. Det er de hos Visma, hvor fire af vores fem medarbejdere valgte at rejse med og nu er en del af et større fagligt miljø, fortæller Christian K. Sørensen.

Krav til IT-systemerne
Håndtering af booking-processer, timesedler samt beregning af løn- og fakturadata baseret på gældende overenskomster er i dag en væsentlig forudsætning for at drive et vikarbureau. Et systemmæssigt krav var derfor, at løn og fakturaberegning skulle kunne overføres og behandles hos en ekstern part uden, at kunder og vikarer ville blive påvirket af den outsourcede økonomifunktion.

Kravet om integrationen til Assistances vikar- og rekrutteringssystem blev ligeledes mødt af Visma, der har ekspertise i at anvende det dansk udviklede AXP. Det er et af landets førende systemer til håndtering af de administrative processer og er udviklet af den danske IT-virksomhed Consendo systems A/S.

Lettere end at skifte telefonsystem
Siden aftalen med Visma trådte i kraft 1. august i år, har Assistances ledelse ikke fortrudt beslutningen.
 Der var meget at arbejde med op til selve overdragelsen, men det har fungeret gnidningsløst, siden kontrakten blev underskrevet, og det hele blev implementeret. Visma håndterede derfor transformationen rigtig godt og professionelt. Det har faktisk vist sig lettere at outsource vores økonomifunktion end at skifte telefonsystem, fastslår Christian K Sørensen.

I et typisk outsourcingforløb skal der også drøftes omfang, indhold og økonomi. Alle ydelser aftales i en såkaldt Service Level Agreement, en SLA, der definerer hvad Visma skal løse og hvordan, Assistance ønsker det løst.
 Der kommer et bud tre gange om ugen og henter bilag. Derudover har vi løbende kontakt med regnskabsmedarbejderne på mail eller telefon. Det er faktisk næsten, som om, de stadig sad her i huset, siger Sysser Bjørnstrup.
 Vores konsulenter er meget omhyggelige med deres bilag til kunderne og kan derfor godt være tidskrævende. Men med outsourcing har vi faktisk ikke udgiften, uden vi har indtægten. Det vil sige, at vi har fået et skalerbart system, som tilpasses efter vores behov, supplerer Christian K. Sørensen.

Fleksibel aftale
Assistances ledelse havde stærkt fokus på, at omkostningerne ikke løb løbsk i forbindelse med de høje krav til service og kvalitet.
 Uanset, hvor meget, man forbereder sig, er det ikke alt, der kan nedfældes i en kontrakt. Jeg var ærligt talt lidt bekymret for, om det høje serviceniveau ville betyde, at Visma ville fakturere os for meget. Det har imidlertid ikke været tilfældet og Visma har været meget imødekommende og fleksible til at håndtere løbende spørgsmål og ønsker, der ikke lige var indarbejdet i kontrakten, pointerer Sysser Bjørnstrup og Christian K. Sørensen.

Fakta om Assistance Personaleservice a/s
· Assistance løser opgaver inden for search & selection, rekruttering, vikarservice, outplacement og outsourcing
· Virksomheden hører til blandt Danmarks 10 største search-, rekrutterings- og vikarvirksomheder, er danskejet og grundlagt i år 2000.
· Assistance er landsdækkende med otte afdelinger fordelt over hele landet. Hovedkontoret er på Frederiksberg.
· Målet er at være det rekrutterings- og vikarbureau i Danmark, der skaber den højeste kundetilfredshed
· Blandt Assistances kunder er Nordea, Codan, Roche, Finansiel Stabilitet og Shell.
· www.assistance.dk

Fakta om Visma Services Danmark A/S:
· Visma er Nordens førende leverandør inden for outsourcing af HR-, løn-, økonomifunktionen samt inkasso og forretningskritiske it-løsninger.
· Virksomhedens kunder er såvel små enkeltmandsvirksomheder som mellemstore og helt store virksomheder inden for både den private og offentlige sektor.
· Vismas løsninger effektiviserer arbejdsprocesserne, og gør virksomhederne mere konkurrencedygtige.
· I Danmark har Visma flere end 400 medarbejdere fordelt på kontorer i Herlev, Kolding, Odense og Lyngby.
· På nordisk plan beskæftiger Visma flere end 5.600 ansatte og omsatte i 2013 for godt 6,5 mia. NOK.
· www.visma.dk og www.visma.com

Fakta om Consendo Systems A/S:
· Consendo er en af landets førende leverandører af IT systemer til vikar og rekrutteringsbranchen, herunder systemet AXP.
· Blandt virksomhedens kunder er ca 50 af Danmarks større og mindre vikar- og rekrutteringsbureauer samt aktører indenfor den offentlige sektor.
· Consendo har kontor i storkøbenhavn men dække hele landet og kunder er fordelt ligeligt mellem øst og vest danmark.
· www.consendo.dk